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梅雨が明けたとたんに、連日のように暑い日が続いております。
熱中症には注意しましょう。
さて、@Tovasメールマガジンの「@TovasNewsプラス」を
リニューアルして、『@TovasT!PS』として7月21日に発刊いたしました。
ご覧いただけましたでしょうか？第１回目の内容は、
毎月、仕事が"はかどる"アイディアをお届け！する企画を用意しております。
まだ、見てないよ。という方は是非とも購読をお勧めいたします。
今後の@Tovasをご期待下さい！
では、特にビジネスにおいて「情報」「コミュニケーション」「思考パターン」を活用する最も重要な意味・価値とは何でしょう。
それは「予測」だと考えています。
次に起こる事は何か、その時どの様に行動すべきか、又は先んじて行動する事は何か、と言う「予測」です。
逆に、それに備える為の情報収集・分析・意思決定の手段が「情報」「コミュニケーション」「思考パターン」だと言えるでしょう。
従って、如何に「情報」「コミュニケーション」「思考パターン」を駆使し特定の事象に対応したとしても、「予測」を生まない、
又はその一連の行為から「予測」が導かれない時、それは「新たな情報の一部分に組み込めるかもしれない、単なるデータ」
となります。
※ここでは「データ」の中に「知識」と言う語彙も含みます。
例えば・・時々会話の中に出てくる「本質的には・・・と言う事」「結局・・・と言うだけの事でしょ」等の、所謂「身も蓋も無い」
意図に出会うと、大抵その後は沈黙が続き「で?」と言う顛末に至り、最後には何がしかの「本質」らしきものを
手に入れた代わりに大きな虚無感を感じてしまう事があります。
それは与えられた(知覚できたパターン×シーケンスを持つ)「情報」を、その受信者の解釈の中で単なる「データ」に
逆戻ししたに過ぎず、言い換えれば元情報の中にある数多くのパターンとシーケンスを除外し、その受信者にとって
最も判り易く都合の良い最小のパターン、若しくはそのシーケンスに編集された状態にした、と言う「だけの事」です。
勿論、本質は非常に重要、と言う事は疑いがありません。
それは一つの事象を構成する様々なパターンとそれらパターン間の関係/シーケンスの中から、中心となる
最小ブロックを抜き出す事であり、そのブロックが存在しないと元の事象自体が無い、変化してしまう様な部分だと思います。
しかし同時に、本質は現れた瞬間にひとつの「データ」になり、再度「情報(予測)」を生み出す為に活用されない限り
本質と言う名の「凍りついた解釈のひとつ」として消えてゆく事になってしまうと感じています。
(「予測」する事に値しない、元々がデータとしての位置付けにある事象は除きます)
ここが「線の思考」を乱用した時に、多々もたらされる可能性のある「悪しき最適化」「本質論に終始する不毛な議論」を
生み出します。つまり、送信者・受信者共々「予測」を伴わない「情報」「コミュニケーション」「思考パターン」であったとしても、
手順を整えれば「パターン×シーケンス」が再構成され、時間を尽くした議論を行った気になってしまいがちになる、
と言う意味です。それは何も生み出さないと同時に、多くの時間と「可能性」を奪ってゆきます。
「予測」こそ「情報」「コミュニケーション」「思考パターン」のゴールであり、次の「行動」のスタートを示してくれる意味・価値であり、
「本質」ですらその為の「データ」だと考えています。
※「記憶≒データ・知識」と考えると、実は「予測」こそ「知性」とは言えるのではないでしょうか。
平素は、＠Tovasサービスをご利用いただきまして誠にありがとうございます。
下記の通りサーバメンテナンスを実施させていただきます。
「@Tovas」サービス停止期間
2010年 07月 18日(日)深夜23:00 ～ 07月 19日(月)早朝 05:00
この間、@Tovasでのファイル送信・FAX送信及びファイルのダウンロードが出来ません。
また上記期間内の予約送信も不可となります。
お客様には大変ご不便をお掛けいたしますが何卒ご理解の程をお願い致します。
引き続きご高配賜りますよう何卒、宜しくお願い申し上げます。
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今日は七夕。「織姫」さんと「彦星」さんは天の川で再会できるのでしょうか。
さて、今日はコクヨ エコライブオフィス品川でネクスウェイさんとジョイントセミナーを行います。
最近お問い合わせで多いのが、「帳票の電子化」。その背景には
「業務効率を上げたい」
「スピードを強化したい」など、
「社内改革を実践したい！」お客様が増えてきています。
そのようなお客様に響く、セミナーを企画いたしました。中でも「請求書の電子化」は
是非ご覧頂きたい内容です。 本セミナーは USTREAMでもご案内する予定です。
ご期待下さい。今日のコクヨＳ＆Ｔのプレゼンテーションは、三浦↓が担当致します。
@Tovasサービス開始が、2004年7月7日。ですから今日で丸6年を迎えたことになります。
お客様やパートナー様に支えられて丸6年。 7年目も気合入れて頑張りたいと思いますので
ご支援宜しくお願い致します。
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ヒトは「視る」能力から「描く」能力を高め、その時代の情報を「面の思考・コミュニケーションの発露」として洞窟に壁画で
描き残しました。この思考パターンと表現が現代においてもヒトとしての根源的で動物的な能力である事は、例えば
Tony Buzan氏が提唱する「Mind map手法」が世界中で通用する「意味を記録する共通手法」である事からも理解できるでしょう。
この「送り手側の思考パターン」から表現された情報は、受け手側が「視る・聴く」事によって受け手側の思考パターンを刺激し、
思考の連鎖を生み出してゆくのですが、各伝達手法には
「一つあたりの情報の量(と同期性)と、伝達する範囲(と非同期性)の反比例」 が関係していて、
扱う情報量の多さでは 「視る(映像・画像)」＞「聴く・話す(音声)」＞「描く(描画)」
伝達可能な範囲の広さでは 「視る(映像・画像)」＜「聴く・話す(音声)」＜「描く(描画)」 となります。
そしてヒトの社会性が広がると同時に「(非同期性含む)伝達範囲の広さ」「正確に受け手に情報を再現する事」が必要条件となり、
「描く(描画)→記す(文字)」への進化が進むと同時に「面の思考」から「線の思考」へと、送り手・受け手双方ががシフトしていった
とも考えられます。
※過去は「視る(映像・画像)」≒同期性(その時、その場所でしか伝わらない)と言う解釈ですが、現在はテレビ会議や
youtube等のツールの変化・普及から大きく様変わりしている、、事は、後のテーマで考えてみる事にします。
現状、ビジネスの前線では「線の思考」が主役であり、5W2Hや3C・4P、ロジカルシンキングや各種フレームワーク
(これらの多くは「面の思考」を反映していますが)を駆使しながらも「文字で表現された情報(語彙と文法)」が
コミュニケーションの中心となっています。
ただ、そこに関わるヒトの頭の中では常に自然に「線と面の思考」が激しく交互に行き来していて、
その「思考パターン特性を生かす」為にも伝えたい事に対する「適切な表現・コミュニケーション手法の選択」を意識し
利用してゆく事が必要なのだと感じています。
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最近、「iPad」や「iPhone4」のニュースや特集を良く読みます。
その度に「線の思考」だけでは「iPad」の様な製品を創出したり、その価値を正確に表現・伝達できない気がしています。。
結果、「パターンとシーケンス」に沿って自分と相手の頭の中をすり合わせてゆく事をコミュニケーションと呼ぶ、とも言えるでしょう。
例えば、マネジメント層と研究進捗の報告や打合せをしている時、私の話を聞きいていた相手の顔が突然「曇る」事があります。
この時、相手の頭の中では、私が提示した「パターン(出現する要素/単語・その関係の妥当性)」に対する疑問や気持ち悪さ、
「シーケンス(出現要素の時系列配置や因果/相関関係)」に対する不自然さや歪みが感じ取られていて、
それらが原因となって「よく判らない」「・・・と言う事か?(相手のパターンとシーケンスに沿って再編集された提示)」という様な
反応が返ってきます。
そしてこのコミュニケーションの結果、私にとってだけではなく第三者から見ても妥当な「パターンとシーケンス」が再構成され、
確認や判断といった当初の「目的」が達成されてゆきます。
これらの「ヒトの思考パターン」は、考え方として「線と面の思考術」と言う本の中でとても判り易く単純化されていました。
・線の思考 → 時間と共に順番に配置する、現れてくるものを認識する能力
・面の思考 → 時間を必要とせず、一瞬にして全体を見渡し把握する能力
「線と面の思考術」大和書房 袖川芳之 2008
線(シーケンスを中心とした)の思考とは「論理性・客観性・一貫性」を好み、「自分と他者間で理解を得る目的」の為に
「時間や変化の流れ」に沿った「他者と容易に共有できる思考原理」であり、現状の多くのコミュニケーションや
ビジネスシーンでは最も基本的で重要な能力と言って良いでしょう。
更に拡大して解釈してゆくと、線の思考を支える基本手法は対象者間で解釈にブレが生まれにくい「記号・文字」であり、
その処理は左脳を中心とした言語処理優先脳(一つの事に集中し、時系列・リニアに処理する)で行われています。
また、別な視点では「文学や音楽」を知覚・解釈し、楽しむ・感じるプロセスにもこの能力は活用されます。
これに対して、面(パターンを中心とした)の思考とは「直感的・主観的・自分だけの特殊なもの」であり、
論理性や客観性より「自他共に感覚的に納得・腑に落ちる事」が目的となる「感性的・主観的・固体依存思考原理」で、
個性や個人差が生まれ易い、一瞬で多くのデータ・情報を取り扱えると言った特性があります。
こちらは「見えるもの」や「感じ取るもの、描くもの」(「絵画・空間」を知覚・解釈する時にも活用される能力)を対象とした
右脳中心の空間知覚・映像処理優先脳(同時に複数の事を並行に処理する)が対応していて、その媒体は
「映像シンボルの視覚的処理＝形や大きさ・色・奥行き」等の視覚的刺激を中心としています。
実はこの「面の思考」、ヒト生物学的には「より根源的な、動物的な能力」だそうです。
と言うのも、ヒトは本来「視覚生物(＝視る事で情報を処理する能力が高い生物)」であり、
進化の過程で他の個体との意思疎通の為に「叫ぶ・聴く事で情報を処理する能力」を高めていき、
最後に意味や意図を「記す・視る事で情報を処理する能力」を獲得してきた背景があると言えるでしょう。
(続く)
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請求書送付業務をカイゼン！電子化による効率化セミナー ～事例から学ぶ業務カイゼンとコストダウンの秘訣～ |
|---|---|
| 主催 | ネクスウェイ、コクヨS&T |
| 日時 | 2010年7月7日（水） 15:00～17:00（受付開始14:30） |
| 会場 |
コクヨ品川ショールーム＜アクセスマップ＞ 住 所： 東京都港区港南1-8-35 |
| 内容 |
第1部 7000社以上の取引先への請求書を電子化できるか？
ネクスウェイ自身が取り組む"請求書電子化への道"！請求書電子化のポイントを徹底解説
株式会社ネクスウェイ
第2部 帳票配信トータルソリューションの事例から学ぶ
＠Tovas×FNXで帳票配信をトータルコーディネート！成功事例から学ぶコスト削減の秘訣 コクヨS&T株式会社
第3部 郵送ソリューションでコスト削減！
なくせない郵送業務を効率化！アウトソーシングでコスト削減と業務効率を実現
株式会社ネクスウェイ
|
| 参加費 | 無料（事前登録制） |
| 定員 | 30名 |
| その他 |
■こんな方にお勧めです■ ・帳票の配信業務にお悩みの方 ・社内での業務改革を推進されている方 ・コスト削減でお悩みの方 ・大量のメール送信・FAX送信・郵送を行っている企業様 |
しかし、活用頂けた利用チームとのMeeting/ヒアリングから、利用後の彼らの行動や価値観、感覚の中に
若干の変化・再認識が生まれてきた手応えを強く感じる事ができました。
私自身も感じた、彼らとの共通した行動・意識の変化は以下の通りです。
■メールとして来る内容は「イレギュラーな事項か、余計な情報」
DHPチームは私含め2名でしたが、社外には開発パートナー含め4～5名の関係スタッフがいました。
彼らとは、システム運用やバグ対応、拡張案や他社Saasパートナーとのmash up設計について、
「ワークリスト」上で取り組むタスクとして明確にし、コミュニケーション(チャット)を頻繁に行っていました。
勿論「自分たちが使う事で、利便性や必要性、改善点を確認する」為ではあったのですが、DHPの
各メリットを体感すると同時に「必要な事は"この空間"の中に整理されている」と言う安心感が生まれ、
逆に、時々確認する電子メールは「予期せぬ内容、計画外の事象」が舞い込んで来る、
極論「noisy」なBOXと言う感覚になっていきました。
■「無い」事が判る、見える
「暫く更新されていないワークリストがある」≒「遅延・停滞・問題発生の可能性がある?」と言う予兆、
「無い事の発見」が可能となった事も重要な発見でした。
いくら静的なガントチャートを引いたり、プロジェクトマネジメントに特化した専用ソフトを利用しても
「気配を知る」為には実態・実行動・経過を反映しつづける多大な報告や工数の入力/管理が必要でしょう。
又、それらはいとも簡単に「メール」と言う「点情報を扱う」別ツールでやり取りされ、当事者間以外には
見えない所で静かに進行してゆくものです。
今回1タスク単位の「ワークリスト」をコミュニケーション(チャット)更新日時でソートする事で、すっかり
会話が無くなった/滞っているタスクが炙り出され、何回かのリスクを回避する事ができました。
■メンバー「プレゼンス・文脈情報」の活用
日々ログイン時に「今日の体調」「一言コメント」を入力すると、プレゼンスアイコンの背景が「炎上」や
「草原」に変化したり、「・・日、休みます」「・・を探してます」等のショートメッセージが表示できたりと
利用者間で面白がって様々に活用されました。
これは「出来ないから、しなかっただけ」で、「出来るなら、色々な事の表現を考える」と言うシンプルな
利用者行動で、我々が促さずとも個々にメリットを見出し「文脈情報の生成」が図られたと考えられます。
逆に「メール」では絶対に成立しない「ツールによる新たな付加情報生成」と言えるでしょう。
以上、当初の「分散・分業時の、場を伴った文脈情報共有は、成果の品質を向上させる」仮説に直接・定量的に
応えられなかったものの、次の研究に繋がる大きな切り口を幾つも得られた貴重な実験でした。
最後に、奇しくも実験終了しシステムstop・データ削除後、暫くしてから以下のニュースを知り、
「(こんな難しい、ITのプロがやるべき事を)あのまま進めなくてよかった・・」と安堵した事を付け加えておきます。
(【試み】コミュニケーションの見える化:終了)
=====================
2009年5月、Googleは新たなコミュニケーション＆コラボレーションツールとして「Google Wave」を初披露。
http://japan.cnet.com/news/media/story/0,2000056023,20394036,00.htm
「Google Wave」
http://code.google.com/intl/ja/apis/wave/
ツール評価と1年以上経った現在も「広まらない・使われない理由」(一部メディアの意見)
http://jp.techcrunch.com/archives/20091126why-google-wave-sucks/
| タイトル |
帳票配信システムの最適化とコスト削減 ～請求書、支払通知書などの帳票配信を電子化する「具体的プロセス」とは～ |
|---|---|
| 主催 | 日本ユニシス・サプライ、コクヨS&T |
| 日時 | 2010年6月24日（木） 15:00～17:00（受付開始14:30） |
| 会場 |
コクヨ品川ショールーム＜アクセスマップ＞ 住 所： 東京都港区港南1-8-35 |
| 内容 |
第1部 国内企業における業務外部委託化動向について
日本ユニシス･サプライ株式会社
国内企業におけるビジネスプロセスアウトソーシング業務の外部委託化がどのような状況にあるかをご紹介します。
第2部 スモールスタートで始めるBPOの新しい姿
日本ユニシス･サプライ株式会社
ハイブリッド※帳票発送・配信代行ソリューションで実現する外部委託化成功の秘訣と ステップをご紹介します。※プリントアウトソーシング＋電子配信サービスの複合モデルのこと 第3部 @Tovasで帳票を自動配信！請求書電子化ユーザー事例
コクヨS&T株式会社
請求書など、社外へ配信する帳票の電子化に成功したユーザー事例のご紹介。自社システムと@Tovasの連携で、帳票を自動配信。同一システム上でFAX送信とファイル送信を使い分けることで、相手先にあわせた運用を実現します。
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| 参加費 | 無料（事前登録制） |
| 定員 | 30名 |
| その他 |
■こんな方にお勧めです■ ・帳票の配信業務にお悩みの方 ・社内での業務改革を推進されている方 ・コスト削減でお悩みの方 ・大量のメール送信・FAX送信・郵送を行っている企業様 |
お申込はこちらから
]]>結果、コミュニケーションに「文脈情報を加え活用する」「全体俯瞰と個別プロセスの整理・可視化を加える」
と言った視点が効果を生むユーザー像や価値観が更に洗い出されて来ました。以下、代表的なユーザー意見です。
【ポジティブな意見、欲求・価値観】
・自然に業務手順と進捗がチーム内で可視化・共有され、分散/分業ができる事が望ましい。
・担当業務毎にチーム作成する事で、全体把握と各進捗管理が簡便にしたい。
・社外との業務や折衝時に、整理された共通目的空間がある方が望ましい。
・コミット項目や手順・経過確認、時系列での証跡化・結果管理を可能にしたい。
・ワーカー/チームが複数業務を平行して確実に遂行し、同時に内部統制管理も行いたい。
・ワーカー/ワークのタスク整理、効率化を通じ「今以上の業務量に対応」させたい。
・従来とは異なる「新たに手順を作りながら進む」業務を支援・管理してゆきたい。
【ネガティブな意見、理由・環境】
・業務に必要なメンバーは、同じ場所に同時刻集まっているので口述で充分。PC入力はしない。
・従来から定型/ルーチン業務や単純作業が主であり、専用システムを利用しているので不必要。
・業務上で他部署や社外/外部スタッフとは関わらない、独立している。
・タスクは重複/複雑化しないので、別途整理・他メンバーに伝達する必要が無い。
・デスクワーク主体ではない、 PC入力・利用は障壁と感じる、ネット環境が整っていない。
・電子メールとポータルで事足りている、業務に必要な情報を外部に求める事は無い。
・現業務に改善点は無い、結果だけ判れば良い、現場業務の流れなど知る必要が無い。
又、今回ポジティブなチーム・ワーカーから得られた価値を感じる共通項のひとつが、業務チーム内部での
「ワークリスト」を使った「やる事の共有・全体確認」でした。
この背景には、「やる事=1ワーク/作業単位」が担当者の頭の中だけで記憶され可視化されていない、
各処理に合わせて優先順位が変化してゆく、チーム内でそれら情報の共有・連携が主に電子メールで行われ
「点」の情報として整理されていない等の事が、結果として様々な齟齬や思い違い、手戻り/重複を生み、
無駄な時間やストレスとなる実態があります。
通常、これらの解決にはプロジェクトマネジメントツールやウォーターフォール型手法を用いるケースが多いのですが、
それは「やる事=1ワーク/作業単位」が事前に計画・設計・詳細化でき、それらの「前工程に間違いが無い」前提に立った
ルーチン・スキルワークを対象としています。
しかし、日々「方向性・やる事・進め方」自体の模索・試行錯誤を繰り返すナレッジワーク・ワーカーにとっては
それらのツール群は修正・変更が多々発生する道具でしかなく、fixされた幾つかの部分的業務では利用されるものの、
業務全体の流れ自体を可視化するには不適切と考えられ、利用しているチームはありませんでした。
今回DHPのシンプルな「ワークリストの共有」によって、チーム業務全体の内容・文脈情報把握と個別の状況管理が同時に
行えた事、更にその可視化と語彙・解釈の分析も共有できるようにした事には大きな意味があったと考えています。
(つづく、次回・最後)
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