2か月間の同テスト後、更に12月末まで継続利用希望チーム及び当初ターゲットとしていなかった
「スキル/ルーチンワーク・ワーカーチーム」にも業務内外問わず利用して頂き、広く意見を収集しました。
結果、コミュニケーションに「文脈情報を加え活用する」「全体俯瞰と個別プロセスの整理・可視化を加える」
と言った視点が効果を生むユーザー像や価値観が更に洗い出されて来ました。以下、代表的なユーザー意見です。
【ポジティブな意見、欲求・価値観】
・自然に業務手順と進捗がチーム内で可視化・共有され、分散/分業ができる事が望ましい。
・担当業務毎にチーム作成する事で、全体把握と各進捗管理が簡便にしたい。
・社外との業務や折衝時に、整理された共通目的空間がある方が望ましい。
・コミット項目や手順・経過確認、時系列での証跡化・結果管理を可能にしたい。
・ワーカー/チームが複数業務を平行して確実に遂行し、同時に内部統制管理も行いたい。
・ワーカー/ワークのタスク整理、効率化を通じ「今以上の業務量に対応」させたい。
・従来とは異なる「新たに手順を作りながら進む」業務を支援・管理してゆきたい。
【ネガティブな意見、理由・環境】
・業務に必要なメンバーは、同じ場所に同時刻集まっているので口述で充分。PC入力はしない。
・従来から定型/ルーチン業務や単純作業が主であり、専用システムを利用しているので不必要。
・業務上で他部署や社外/外部スタッフとは関わらない、独立している。
・タスクは重複/複雑化しないので、別途整理・他メンバーに伝達する必要が無い。
・デスクワーク主体ではない、 PC入力・利用は障壁と感じる、ネット環境が整っていない。
・電子メールとポータルで事足りている、業務に必要な情報を外部に求める事は無い。
・現業務に改善点は無い、結果だけ判れば良い、現場業務の流れなど知る必要が無い。
又、今回ポジティブなチーム・ワーカーから得られた価値を感じる共通項のひとつが、業務チーム内部での
「ワークリスト」を使った「やる事の共有・全体確認」でした。
この背景には、「やる事=1ワーク/作業単位」が担当者の頭の中だけで記憶され可視化されていない、
各処理に合わせて優先順位が変化してゆく、チーム内でそれら情報の共有・連携が主に電子メールで行われ
「点」の情報として整理されていない等の事が、結果として様々な齟齬や思い違い、手戻り/重複を生み、
無駄な時間やストレスとなる実態があります。
通常、これらの解決にはプロジェクトマネジメントツールやウォーターフォール型手法を用いるケースが多いのですが、
それは「やる事=1ワーク/作業単位」が事前に計画・設計・詳細化でき、それらの「前工程に間違いが無い」前提に立った
ルーチン・スキルワークを対象としています。
しかし、日々「方向性・やる事・進め方」自体の模索・試行錯誤を繰り返すナレッジワーク・ワーカーにとっては
それらのツール群は修正・変更が多々発生する道具でしかなく、fixされた幾つかの部分的業務では利用されるものの、
業務全体の流れ自体を可視化するには不適切と考えられ、利用しているチームはありませんでした。
今回DHPのシンプルな「ワークリストの共有」によって、チーム業務全体の内容・文脈情報把握と個別の状況管理が同時に
行えた事、更にその可視化と語彙・解釈の分析も共有できるようにした事には大きな意味があったと考えています。
(つづく、次回・最後)
