セキュアード(内容証明)サービス

もう改ざんはゆるさない
送った「事実」と「内容」を確実に証明

@Tovasセキュアードサービスとは、「内容証明郵便」の電子版と言うべきサービスです。実際の「内容証明郵便」とは、文書、日付、差出人、宛先など郵便物の内容を第三者である郵便局が謄本を用意し、配達した文書の内容を証明する郵便のことですが、@Tovasセキュアードサービスは文書の電子配信に対し同様の証明を行う仕組みです。電子メール添付について、「だれが」「なにを」「いつ」「どこに」送ったのかという「事実」と「内容」を、信頼できる公的認定規格に準拠した第三者による証明を付けて送付します。証明を行うのは、タイムスタンプサービス(アマノ)と日本電子認証機関(日本電子公証機構)であり、公証役場の窓口へ持ち込んだのと同等レベルの証拠能力で、電子メール添付を処理することができます。

概要

確実に文書をやりとりする方法はいろいろありますが・・・

セキュアード(内容証明)サービスで証明できること

送った「事実」

証跡管理、送達事実証明

  • だれが・・・@Tovas利用者情報または電子証明書
  • なにを・・・電子メール添付から算出される固有情報(ハッシュ値)※指紋に相当するもの
  • いつ・・・・時刻認証局が提供する厳密な時間に基づいた、タイムスタンプ
  • どこに・・・@Tovasの利用者情報(送達、確認、@Tovas利用ログ)

送った「内容」

原本性確保 改ざん検知

「監査証跡証明」のペーパーレス化へ

日本版SOX法対策にも!

これまで、社外に送付される発注書や図面などは紙によるものが一般的であるため、送付や長期保存のためのコスト、送達リスクなどがあるのと同時に、発行・授受や関連資料と紐付け管理の難しさが発生してました。かといって、ただ単に電子メールへ文書ファイルを添付しただけでは、日本版SOX法や内部統制で要求される「監査証跡証明」といった法的要件を満たせません。そのほかに、EDI化するといった方法もありますが、基幹システムとは別の専用ネットワーク環境を構築して管理・運用しなければならず、コスト的なハードルが高いといったデメリットがあります。このような時代の要請にお応えすべく登場したのが@Tovasセキュアード(内容証明)サービスです。

セキュアード(内容証明)サービスが解決する課題

図面や技術文書の改ざん防止

電子メール添付の「内容」を証明することができるので、建設業や製造業の図面や技術文書などにおいて、「その図面や技術文書の指示通りに作ったかどうか」「やりとりの経過で責任の所在はどこにあるのか」が一目瞭然となります。また、取引先も含めて共有する必要が求められる内部統制の「情報と伝達」においても有効な手段となります。

商品マスタ化の難しい発注書や仕様書

商品マスタの整備が難しく、EDIによるインフラも組みにくい流通業のようなケースや、発注書と仕様書(設計図面や構造計算書など)との関連付けが重要となる建設業のようなケースでは、コンプライアンスを重視した発注業務の商取引空間として@Tovasセキュアード(内容証明)サービスが機能します。

下請け法対応の商取引行為の証明

見積書、発注書、発注請書などの商取引行為について、公正取引委員会(または中小企業庁)により行われる『下請業者との取引に関する調査』(下請調査)に対応可能な「証跡」を記録して管理することができます。請求や支払い事実に対応する発注事実を、その内容の関連付け管理が自動的に行われるので、それを証明することが可能となります。

情報トレーサビリティ

@Tovasで実現する情報トレーサビリティの現場実装

@Tovasは従来から「情報トレーサビリティ(=情報の送達・授受に関する足跡管理)」を実現しています。この「ファイル往復便」でも「いつ、誰が、何を、誰に、どのように送信し、先方は受信したかどうか、その要求に対していつ返信があったか、返信されたファイルは何か」といった事実が、第三者証明可能な状態で記録・管理されます。紙媒体では難しかった「電子的情報社会」ならではの強みを日常のオフィスワーク現場で活用できるサービスです。

電子文書の送受信・管理における内部統制

内部統制の流れの中で、企業は、情報システム管理部門だけでなく、現場である営業部門・設計製造部門・管理部門も含めた電子文書の送受信・管理を確実に行なう必要があります。@Tovasはクラウドサービスでありながら、業務アプリケーションや基幹システムと連携できる柔軟性を兼ね備えたシステムとなっています。メールやFAX単体では実現できない重要文書の安全な送受信・トレーサビリティ管理を、個別にシステム構築を必要とせずに実現できることが@Tovasの特長です。

@Tovasに関するお問い合わせ

受付時間:平日10:00~17:00

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