郵送からWebに配信作業を移行したい

請求書など、紙で送付している帳票(「帳簿」および「伝票」を表す会計用語)をコスト削減や業務効率化、エコの観点から電子化したい、でも具体的にどのようなプロセスで進めればよいのかわからない、という方に「Webでの帳票配信化」をご紹介します。

紙×手作業で行う郵送業務が課題に

  • 特定の締め日に業務が集中し、負担になっている
  • 郵送代、用紙代などコストがかかる
  • 手作業なので、誤送付が発生しないか不安

請求書や納品書などの帳票を印刷し、封入・封かんして送る郵送業務は、業種や企業規模に関わらず、あらゆる企業において発生する業務です。

課題として挙げられることが多いのは郵送の際に発生する「コスト」の面です。
郵送代や用紙代、出力費などの目につきやすい費用に加え、帳票の封入・封かん、チェック作業を手作業で行うためには人件費も発生します。

また、現場作業者の業務負担となっていることも大きな課題として挙げられます。
請求書などの支払い関連の帳票業務は月末など特定のタイミングに集中することが多いため、通常の業務をこなしつつ帳票業務を並行して行う必要があり、残業が発生してしまうことも多くあります。

そのうえ業務の特性上、膨大な帳票を「ミスなく」「正確に」処理することは作業者にとって大きな心理的負担を抱えながらの業務となります。

Web配信への移行で業務改善

そこで、検討したいのが「Webでの帳票配信化」です。
「Webでの帳票配信」は、見積書や請求書などビジネス上必要となるさまざまな帳票を電子化し、デジタルデータのままで扱うことを可能にするツールを導入することで実現できます。帳票をWebで配信することで自社の業務を効率化できるだけではなく、取引先様にとってもさまざまなメリットを生みだします。

  • 自社メリット

    コスト削減郵送費、封筒・用紙代や、作業に関わる人件費
    工数削減入封かん、チェック作業、個別対応などの作業時間を削減
    ミス削減誤封入の防止
    送信状況の
    確認
    取引先様に送った帳票の閲覧状況が把握できる
  • 取引先様メリット

    早期受領従来より早く受領できる
    社内システム改善明細をCSV等で受領でき、データ入力・2次加工を効率化
  • 紙帳票に関わるあらゆるコストをWeb配信によりトータルで削減

    Web上で帳票配信を行うことで、先に紹介した紙帳票の課題の一つであるコスト(切手代や印紙代の郵送費、また専用伝票の紙代や作業の人件費にいたるまで)をトータルで削減します。

  • 急を要するFAX送信でも対応可。業務効率化とスピードアップを実現。

    従来のFAXサーバー環境は、エラーが発生した状態ではFAXを送信することができず、取引先様からの急なFAXの送信依頼時に対応できません。FAXをクラウド化することで稼働リソースを必要に応じて利用できるため、ピーク時でもエラーや遅延などのリスクを軽減し、急な依頼でも送信対応が可能となります。またイレギュラー対応の業務負担を削減できます。

  • クラウドサービスのため保守・運用工数の削減

    従来のFAXサーバーはシステム部門が定常的な運用・保守の業務に追われることになります。クラウド型のFAX送信サービスでは自社での保守・運用に悩まされることなく、常に最適化されたシステムを利用できるため、システム部門の大幅な業務負担の軽減を実現できます。

またWebでの帳票配信は取引先様においても多くのメリットがあります。
郵送時のタイムラグが発生しないため、郵送よりも確実に、早く届けることができます。
また従来の紙帳票では取引先様社内の帳票管理のシステムに取り込む際に手打ちでのデータ取り込み作業が必要ですが、
@Tovasでは取り込み用にCSVデータで送ることも可能なため、取引先様の業務の効率化を実現することができます。

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@Tovasならではの安心サポート体制

コクヨの@Tovasは、請求書や納品書、注文書などの帳票を、
貴社の代わりに「Web」「FAX」「郵送」でお届けする帳票配信クラウドサービスです。
毎月行っていた手作業での郵送やFAX業務を劇的に効率化し、コスト削減につなげます。

専任のコクヨ営業担当が帳票配信業務のお困りごとをヒアリング。
@Tovasを導入した際にどれほどの業務効率化が実現できるのか、
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導入事例

仕入先への注文書、指定請求書の80%を電子化、コストを1/3に削減

株式会社丹青社 様

仕入先への注文書、指定請求書の80%を電子化、コストを1/3に削減。モチベーションの高い「若手」主導で改善プロジェクトを推進。

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