クラウドFAXとは？メリットと導入時の注意点【2025年最新版】

クラウドFAXとは？メリットと導入時の注意点【2025年最新版】

2025年現在、デジタル化が進む中でもFAXは多くの企業で利用されています。特に日本では、取引先とのやり取りや契約書のやり取りなど、ビジネスシーンでFAXが活用されるケースが依然として多いのが現状です。

しかし、従来のFAX機器は導入・維持コストが高く、紙の消費や保管スペースの確保など、さまざまな課題があります。また、2025年の電子帳簿保存法完全施行に伴い、帳票の電子化と効率的な管理がますます重要になっています。

そこで注目されているのが「クラウドFAX」です。本記事では、クラウドFAXの概要やメリット、導入時の注意点について詳しく解説します。

目次

クラウドFAXとは

クラウドFAXとは、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行うサービスです。従来のFAX機器や電話回線を使用せず、クラウド上のサーバーを介してFAXの送受信を行います。

クラウドFAXは、インターネットFAXやオンラインFAXとも呼ばれ、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスからFAXの送受信が可能です。送信する際は、PDFなどの電子ファイルをアップロードするだけで、クラウドサービス側が自動的にFAX形式に変換して送信します。受信した場合も、電子ファイルとしてメールで受け取ったり、クラウド上で管理したりすることができます。

2025年5月13日からは、コクヨの「@Tovas」に帳票を「受け取る」機能が追加され、帳票の送受信機能を兼ね備えたサービスとして生まれ変わりました。「@Tovas」の帳票を「受け取る」機能では、明細書・納品書などのあらゆる帳票を「電子ファイル（Web・メール）」「FAX」「郵送」で受け取れるようになります[※1]。

クラウドFAXのメリット

クラウドFAXには、従来のFAX機器と比較して多くのメリットがあります。ここでは、主なメリットについて詳しく解説します。

1. コスト削減

クラウドFAXを導入することで、以下のようなコスト削減効果が期待できます。

・FAX機器の購入・リース費用の削減：従来のFAX機器を購入またはリースする必要がなくなります。
・電話回線費用の削減：FAX専用の電話回線が不要になるため、基本料金や通信費を削減できます。
・消耗品費用の削減：トナーや用紙などの消耗品費用を削減できます。
・保守・メンテナンス費用の削減：FAX機器の保守・メンテナンス費用が不要になります。
・保管スペースの削減：FAX機器の設置スペースや、紙の保管スペースを削減できます。

特に、FAXの利用頻度が高い企業や、複数拠点でFAXを利用している企業では、コスト削減効果が大きくなります。

2. 業務効率の向上

クラウドFAXを導入することで、以下のような業務効率の向上が期待できます。

・場所を選ばない送受信：インターネット環境があれば、オフィスだけでなく、自宅やモバイル環境からでもFAXの送受信が可能です。
・複数人での共有・管理：受信したFAXを複数人で共有・管理できるため、情報共有がスムーズになります。
・検索性の向上：電子データとして保存されるため、キーワード検索などで必要な情報をすぐに見つけることができます。
・自動化・連携の実現：他のシステムとの連携や、送受信の自動化が可能になります。

2025年4月17日からは、コクヨの「@Tovas」とYoom株式会社提供のハイパーオートメーションツール「Yoom」との連携も開始され、クラウドサービスから出力されるPDFファイルやマスタ情報を「Yoom」からノーコードで「@Tovas」へ連携することが可能になりました[※2]。

3. セキュリティの向上

クラウドFAXを導入することで、以下のようなセキュリティの向上が期待できます。

・誤送信の防止：送信前に宛先確認機能があるサービスが多く、誤送信のリスクを低減できます。
・情報漏洩リスクの低減：FAX機器の前に放置されるリスクがなく、アクセス権限の設定などで情報漏洩リスクを低減できます。
・監査証跡の確保：送受信の履歴が電子的に記録されるため、監査証跡として活用できます。
・暗号化通信の利用：多くのサービスでは、暗号化通信を採用しており、情報の盗聴リスクを低減できます。

特に、個人情報や機密情報を含むFAXを送受信する企業では、セキュリティ面でのメリットが大きいでしょう。

4. ペーパーレス化の促進

クラウドFAXを導入することで、以下のようなペーパーレス化の効果が期待できます。

・紙の使用量削減：FAXの送受信に紙を使用する必要がなくなるため、紙の使用量を削減できます。
・電子保存の実現：受信したFAXを電子データとして保存できるため、紙の保管が不要になります。
・環境負荷の低減：紙の使用量削減により、環境負荷を低減できます。

2025年の電子帳簿保存法完全施行に向けて、多くの企業が帳票の電子化を進めており、クラウドFAXはその流れに沿った選択肢となっています。

5. 災害対策・BCP対策

クラウドFAXを導入することで、以下のような災害対策・BCP対策の効果が期待できます。

・データのバックアップ：クラウド上にデータが保存されるため、災害時のデータ消失リスクを低減できます。
・リモートワークへの対応：災害時や緊急時にも、リモート環境からFAXの送受信が可能です。
・業務継続性の確保：FAX機器や電話回線の障害に左右されず、業務継続性を確保できます。

特に、災害の多い日本では、災害対策・BCP対策としてクラウドFAXを導入する企業が増えています。

クラウドFAXの導入時の注意点

クラウドFAXには多くのメリットがありますが、導入時には以下の点に注意が必要です。

1. インターネット環境への依存

クラウドFAXはインターネット回線を使用するため、インターネット環境に依存します。インターネット回線が不安定な場合や、回線障害が発生した場合には、FAXの送受信ができなくなる可能性があります。

また、インターネット回線の速度によっては、大量のFAXを送受信する際に時間がかかる場合があります。特に、画像データなど容量の大きいファイルを送信する場合は、回線速度に注意が必要です。

2. セキュリティ対策

クラウドFAXは、インターネット回線を通じてデータをやり取りするため、セキュリティ対策が重要です。特に、個人情報や機密情報を含むFAXを送受信する場合は、以下の点に注意が必要です。

・暗号化通信の確認：データの送受信時に暗号化通信が行われているか確認しましょう。
・アクセス権限の設定：受信したFAXへのアクセス権限を適切に設定しましょう。
・セキュリティ認証の確認：サービス提供事業者のセキュリティ認証（ISO27001など）を確認しましょう。
・データの保存場所：データの保存場所（国内か海外か）を確認し、法令遵守の観点から問題ないか確認しましょう。

2025年3月6日からは、コクヨの電子帳票配信システム「@Tovas」と、アステリア株式会社提供のデータ連携ツール「ASTERIA Warp」とのシームレスな連携を実現する「ASTERIA Warpアダプターfor＠Tovas」が提供開始され、多様な基幹システムとの連携が容易になりました[※3]。

3. 取引先との互換性

クラウドFAXを導入しても、取引先が従来のFAX機器を使用している場合があります。その場合、クラウドFAXから従来のFAX機器へ送信できるか、また従来のFAX機器からクラウドFAXへ受信できるかを確認する必要があります。

多くのクラウドFAXサービスでは、従来のFAX機器との互換性を確保していますが、サービスによっては制限がある場合もあります。特に、海外の取引先とのやり取りや、特殊な形式のFAXを送受信する場合は、事前に確認しておくことをおすすめします。

4. コスト比較

クラウドFAXの導入によりコスト削減が期待できますが、サービスの料金体系や利用状況によっては、従来のFAX機器よりもコストが高くなる場合があります。特に、FAXの送受信量が少ない場合や、短期間の利用の場合は、コスト面でのメリットが少ない可能性があります。

導入前に、以下の点を考慮してコスト比較を行いましょう。

・初期費用：導入時の初期費用（設定費用、トレーニング費用など）
・月額費用：基本料金、ユーザーアカウント料金など
・従量課金：送受信ページ数に応じた従量課金
・オプション料金：追加機能やオプションサービスの料金
・解約時の費用：解約時の違約金や撤去費用など

5. 操作性・使い勝手

クラウドFAXの操作性や使い勝手は、サービスによって異なります。特に、従来のFAX機器に慣れているユーザーにとっては、操作方法の変更に戸惑う場合があります。

導入前に、以下の点を確認しておくことをおすすめします。

・ユーザーインターフェースの使いやすさ：直感的に操作できるか
・モバイル対応：スマートフォンやタブレットからも操作できるか
・一括送信機能：複数の宛先に一括送信できるか
・スケジュール送信機能：指定した日時に自動送信できるか
・既存システムとの連携：基幹システムやメールシステムなどと連携できるか

クラウドFAXの選び方

クラウドFAXを選ぶ際には、以下の点を考慮することをおすすめします。

1. 機能・サービス内容

クラウドFAXの機能やサービス内容は、提供事業者によって異なります。自社のニーズに合った機能を持つサービスを選びましょう。

・送受信方法：メール、Webブラウザ、専用アプリなど
・対応ファイル形式：PDF、Word、Excel、画像ファイルなど
・一括送信機能：複数の宛先に一括送信できるか
・スケジュール送信機能：指定した日時に自動送信できるか
・既存システムとの連携：基幹システムやメールシステムなどと連携できるか
・モバイル対応：スマートフォンやタブレットからも操作できるか
・電子署名・タイムスタンプ：電子署名やタイムスタンプを付与できるか

2025年5月13日からは、コクヨの「@Tovas」に帳票を「受け取る」機能が追加され、帳票の送受信機能を兼ね備えたサービスとして生まれ変わりました。「@Tovas」の帳票を「受け取る」機能では、明細書・納品書などのあらゆる帳票を「電子ファイル（Web・メール）」「FAX」「郵送」で受け取れるようになります[※1]。

2. セキュリティ対策

クラウドFAXを選ぶ際には、セキュリティ対策が充実しているサービスを選びましょう。

・暗号化通信：SSL/TLS暗号化通信に対応しているか
・アクセス制御：ユーザー認証、アクセス権限の設定が可能か
・データ保存：データの保存場所、保存期間、暗号化状態
・セキュリティ認証：ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているか
・監査証跡：送受信の履歴が記録され、監査証跡として活用できるか

3. 料金体系

クラウドFAXの料金体系は、提供事業者によって異なります。自社の利用状況に合った料金体系のサービスを選びましょう。

・初期費用：導入時の初期費用（設定費用、トレーニング費用など）
・月額費用：基本料金、ユーザーアカウント料金など
・従量課金：送受信ページ数に応じた従量課金
・オプション料金：追加機能やオプションサービスの料金
・最低利用期間：最低利用期間や解約時の違約金

4. サポート体制

クラウドFAXを選ぶ際には、サポート体制が充実しているサービスを選びましょう。

・サポート時間：平日のみか、24時間365日対応か
・サポート方法：電話、メール、チャットなど
・マニュアル・FAQ：マニュアルやFAQが充実しているか
・トレーニング：導入時のトレーニングが提供されるか
・障害対応：障害発生時の対応体制

5. 導入実績・評判

クラウドFAXを選ぶ際には、導入実績や評判も参考にしましょう。

・導入実績：同業他社や同規模の企業での導入実績
・ユーザーレビュー：実際に利用しているユーザーの評価や口コミ
・事例紹介：導入事例や成功事例の紹介
・運用実績：サービス提供期間や安定性

当社のクラウドFAXサービス「@Tovas」

当社のSaaS・クラウド型のインターネットFAXサービス「@Tovas」は、請求書や納品書、注文書などの帳票をワンクリックで送信できる帳票Web配信クラウドサービスです。

「@Tovas」は、インターネットの回線のみで送受信ができ、電話回線やサーバーは不要です。大量の一斉送信でもスムーズに対応でき、相手先は通常のFAX機で受信できるため、取引先にも負担をかけません。

また、送受信の履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」を提供しているため、請求書などの帳票におけるセキュリティも安心です。

さらに、各社の帳票ツール、業務アプリケーション、基幹システムと連携し、FAX送信の自動化を実現する連携モジュールが利用できるほか、FAX以外も郵送・電子ファイルなどさまざまな送信形式に対応しています。

2025年5月13日からは帳票の「受け取る」機能も追加され、帳票の送受信機能を兼ね備えたサービスとして生まれ変わりました[※1]。「@Tovas」の帳票を「受け取る」機能では、明細書・納品書などのあらゆる帳票を「電子ファイル（Web・メール）」「FAX」「郵送」で受け取れるようになります。

また、帳票の受け取り後に発生するデータ入力作業もアウトソーシング可能で、システムと人によるサポートでお客様を支援します。「帳票を受け取る方法がさまざまで煩雑になっている」「受け取った後の工程で、人の目で見てシステムに手入力しているため時間がかかる」といったお悩みをご利用中のシステムとの連携や帳票業務のアウトソーシングで解決し、「帳票業務全体の効率化」、「人手不足の解消」を実現します。

2025年3月6日からは、「ASTERIA Warpアダプターfor＠Tovas」の提供も開始され、多様な基幹システムとのシームレスな連携が実現しています[※3]。また、2025年4月17日からは、「Yoom」との連携も開始され、クラウドサービスから出力されるPDFファイルやマスタ情報を「Yoom」からノーコードで「@Tovas」へ連携することが可能になりました[※2]。

クラウドFAXをはじめとした帳票配信コストの削減を目指すなら、ぜひ一度ご相談ください。

参考文献

[※1]: コクヨ株式会社「電子帳票配信システム「@Tovas」に帳票の受け取り機能が追加」2025年4月2日
https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/category_other/20250402cs1.html
[※2]: コクヨ株式会社「電子帳票配信システム「@Tovas」とハイパーオートメーションツール「Yoom」がサービス連携を開始」2025年4月17日
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000001049.000048998.html
[※3]: コクヨ株式会社「電子帳票配信システム「@Tovas」と基幹システムのシームレスな連携を実現！「ASTERIA Warpアダプターfor＠Tovas」を提供開始」2025年3月6日
https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/category_other/20250306cs1.html
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