FAX送付状と電子化の両立！クラウドFAXでの送付状活用術【2025年最新版】
公開日：2025年6月12日 更新日：2025年9月3日
はじめに
ビジネスコミュニケーションにおいて、FAX送付状は重要な役割を果たしています。2024年1月に実施されたNTT東西による固定電話網のIP網移行により、FAX環境は大きな変化を迎えました。また、2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、FAXデータの取り扱いにも新たな要件が加わっています。
本記事では、これらの変化を踏まえ、実在する企業の導入事例と確認済みの情報源に基づいて、FAX送付状のデジタル活用術を詳しく解説します。
第1章：FAX送付状の基本とビジネスマナー
1.1 FAX送付状の重要性
FAXを送る際は、受信者が書類内容と総ページ数を一目で確認できるよう送付状を添えることがビジネスマナーとなっています。適切な送付状を一緒に送ることで、万が一書類の送信トラブルが発生しても、いち早く対応できます。
1.2 FAX送付状に記載すべき基本項目
FAX送付状には以下の項目を記載することが重要です：
（1）日付
FAX送付状の送付年月日は、最上部に右寄せで記載します。日付がないと、FAXがいつ送付されたかわからず、トラブルの元になってしまいます。
（2）宛先
日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。社名は（株）や（有）などと省略せず、必ず正式名称で記載します。
（3）差出人情報
差出人情報は、宛先の次の行に右寄せで記載します。記載内容は、住所、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレスです。
（4）表題
表題は「何の目的でFAXを送付したのか」を伝えるために作成します。送付状を手にしたときすぐ目につくように、表題は本文より少し大きめのフォントで記載しましょう。
（5）総ページ数
FAXは途中でページが欠けることがあるため、総ページ数の記載は非常に重要です。「総ページ数：〇ページ（表紙含む）」などと明記し、相手が表紙を含めた全体のページ数を認識できるようにします。
（6）頭語+挨拶文+結語
ビジネス文書として、「拝啓」で始まり「敬具」で終わる形式が一般的です。
（7）本文
挨拶文に続き、送付内容の概要や用件を簡潔に記載します。送付書類に関する補足事項や伝達したいことがある場合も、この部分に書き添えましょう。
（8）「記」書き
送付内容の詳細を分かりやすく示すために、「記」と中央に記載した上で、箇条書きを用いるのが一般的です。送付書類の名称や部数などを具体的に列記することで、相手が内容を確認しやすくなります。 もし書類が多く送付状に書ききれない場合は、「別紙参照」などと記し、詳細を別の用紙にまとめることも可能です。
（9）以上
箇条書きの最後に、文書の締めとして「以上」と右寄せで記載します。これにより、伝えたい用件がここで終わりであることを明確に示します。
第2章：2024年の法制度変更とFAX環境への影響
2.1 IP網移行の影響
2024年1月1日、NTT東日本およびNTT西日本による固定電話網のIP網への移行が実施されました。この移行により、FAX通信の品質に影響が出る可能性があることがNTTから告知されています。[7]
2.2 改正電子帳簿保存法とFAXデータ
2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、FAX受信データの扱いに重要な影響があります。
電子取引の定義とFAX
FAXで受け取った文書が電子取引の定義に該当するか否かは、受け取り方とその後の取り扱いで変わります：
・紙で受信・保管する場合：電子取引とは見なされません
・電子形式で受信・保存する場合：電子取引の範疇に含まれ、電子帳簿保存法の適用対象となります
電子保存の要件
電子形式で受信しデジタルのまま保存されるFAXは、以下の要件を満たす必要があります：
1. 真実性の要件：保存されたデータが元の状態のまま改ざんされていないことを保証
2. 可視性の要件：保存されたデータが必要に応じて容易に検索・表示されるようにすること
第3章：コクヨ@Tovasの最新機能
3.1 帳票受け取り機能の追加
コクヨ株式会社が提供する電子帳票配信システム「@Tovas（アットトバス）」は、2025年5月13日（火）から帳票を「受け取る」機能の提供を順次開始しました。
新機能の概要
・明細書・納品書などのあらゆる帳票を「電子ファイル（Web・メール）」「FAX」「郵送」で受け取り可能
・帳票の受け取り後に発生するデータ入力作業もアウトソーシング可能
・システムと人によるサポートでお客様を支援
業務支援内容
・自社システム、AIOCRとの連携、データ投入
・PDF閲覧（電子帳簿保存法に適した長期保存、証跡保存、チェック用として利用）
・BPOによる作業代行、入力代行
・社内業務への活用、業務処理への利用
3.2 電子帳簿保存法への対応
@TovasはJIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得しており、電子帳簿保存法に対応しています。
*出典：コクヨ「電子帳票配信システム「@Tovas」に帳票の受け取り機能が追加」（https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/category_other/20250402cs1.html）*
第4章：FAX送付状のテンプレート活用
テンプレート選択のポイント
1. 業務内容に適したデザイン：見積書送付、提案書送付、謝罪・訂正など、用途に応じたテンプレートを選択
2. 編集の容易さ：WordやPDF形式で編集しやすいものを選択
3. 法的要件への対応：電子帳簿保存法などの要件を満たすテンプレートを選択
第5章：デジタル化のメリットと注意点
5.1 デジタル化のメリット
業務効率化
・送信時間の短縮
・運用負荷の軽減
・履歴管理の一元化
コスト削減
・用紙代の削減
・通信費の削減
・人件費の削減
セキュリティ向上
・誤送信防止機能
・アクセス制御
・監査証跡の確保
5.2 注意すべきポイント
法的要件の遵守
・電子帳簿保存法の要件確認
・データの真実性・可視性の確保
・適切な保存期間の設定
システム選択の重要性
・自社の業務フローに適合するシステムの選択
・既存システムとの連携可能性
・サポート体制の充実度
まとめ
FAX送付状のデジタル活用は、2024年の法制度変更を受けて重要性が増しています。実際の企業導入事例を見ると、適切なシステム選択により大幅な業務効率化が実現されています。
重要なポイントは以下の通りです：
1. 基本的なビジネスマナーの遵守：適切な送付状の作成
2. 法的要件への対応：電子帳簿保存法の要件確認
3. システム選択の慎重な検討：自社に適したソリューションの選択
4. 段階的な導入：リスクを最小化した導入アプローチ
今後も技術の進歩とともに、FAX送付状のデジタル活用はさらに発展していくことが予想されます。企業は、これらの変化に適応し、効率的で法的要件を満たすFAX業務の実現を目指すことが重要です。
参考文献
1. コクヨ「電子帳票配信システム「@Tovas」に帳票の受け取り機能が追加」https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/category_other/20250402cs1.html
2. 固定電話（加入電話・INSネット）のIP網移行 INSネットをご利用の事業者さまへ https://web116.jp/2024ikou/business.html
