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誤請求した場合のお詫び例文は?適切な対処法や再発防止策も解説!

誤請求した場合のお詫び例文は?適切な対処法や再発防止策も解説!

2022年9月22日

請求業務でミスがあるとトラブルになる可能性があるため、ミスは極力避けることが重要です。誤請求や請求漏れなどのミスを防ぐため、社内でのチェック体制を整えている企業も多いでしょう。
しかし、人為的なミスを完全に防ぐことは難しいのが現実です。万一、誤請求をしてしまった場合、どのように対処すればよいのでしょうか。今回は、誤請求した場合の対処法やお詫びの例文などを紹介します。適切に対処するためにも、ぜひ参考にしてください。

TOPICS

1.誤請求してしまったときの対処法は?
2.誤請求で取引先へお詫びをするときのポイント
3.誤請求に対するお詫び状の書き方・文例
4.誤請求が起こってしまう原因とは?
5.誤請求の再発防止のために必要なこと
6.電子帳票配信システム導入のメリット
7.システムの導入で誤請求の再発を防止

誤請求してしまったときの対処法は?

取引先から請求書の誤りを指摘されたときや、請求書の送付後に間違いに気付いた場合は、適切に対応する必要があります。相手が請求書の間違いにまだ気付いていないこともあるため、まずは早急に取引先の担当者へ連絡をしましょう。入金手続きを進める前であれば、誤請求による影響が少なく済む可能性もあります。

取引先へ誤請求があった旨の連絡をしたら、次に正しい請求書を再発行します。お詫びを記載した送付状とともに請求書を送りましょう。ただし、締め日直前の場合は郵送では間に合わない可能性もあります。そのため、取引先へ確認した上で、メールやFAXなどで正しい請求内容を伝えて後日郵送するなど、臨機応変な対応が必要です。

また誤請求が発覚したタイミングによっては、すでに入金されているケースもあります。その場合は、返金や相殺などの手続きが必要です。

誤請求で取引先へお詫びをするときのポイント

誤請求に対するお詫びをする場合、適切な対処をしなければ かえって信頼を損ねてしまうことになります。ここではお詫びをする際のポイントを解説します。

・丁寧にお詫びをする

誤請求があった場合、できるだけ早くお詫びをすることが大切です。電話で直接お詫びをするのが望ましいですが、担当者が不在の場合はメールなどでお詫びの意思を示します。お詫びをしないまま時間が経過してしまうと、後からどれほど丁寧な謝罪をしても誠意が伝わりにくいため注意が必要です。請求書を送る際にあらためてお詫び状やお詫びのメールを送るときは、言い訳をせずに誠実に謝意を伝えましょう。

・再発防止策を伝える

誤請求が見つかったタイミングによっては、返金や相殺などの手続きが生じることもあり、取引先に多大な迷惑がかかります。誤請求が続くと、取引先との信頼関係を大きく損なうことにもつながるのです。そのため今後は誤請求がないように、社内で再発防止策を検討する必要があります。また取引先に誤請求に対するお詫びをする際は、信頼を取り戻すために再発防止策を伝えることが大切です。

誤請求に対するお詫び状の書き方・文例

・お詫び状の書き方

お詫び状は、件名、前文、本文の構成で書くのが一般的です。件名は、「誤請求に対するお詫び」「○月分請求書の誤りについて」など、請求書の間違いに対するお詫びの内容であることがわかるようにしましょう。
前文では、時候の挨拶や日頃の取引に対する感謝の意を伝えます。さらに、本文では、誤請求があった旨の報告と謝罪を伝える文を記載します。誤請求が発生した原因や経緯を記載するとより丁寧です。

次に、取引先から誤りを指摘され、お詫びをするときの文例を紹介します。

・請求番号に枝番をつける

請求書を再発行する際、先に送付した間違えのある請求書と正しい請求書の区別がつかなくなる可能性があります。そのため、訂正前の請求書に請求番号があれば、同じ番号に枝番をつけて区別できるようにすることが大切です。
例えば、請求番号が「001202208」だったら、「001202208-01」などにします。枝番にすることで、同じ請求書の訂正前と訂正後であることが区別しやすいでしょう。請求書を分けて管理できるため、経理上のミスが起こるのを防止できます。

・再度ミスがないか確認する

請求書を再発行するにあたり、絶対に避けたいことが再びミスをすることです。万一、訂正後の請求書に誤りがあれば、さらに混乱が生じてしまう可能性があります。一度ミスをしたことで慌てていると、ミスを再発してしまうかもしれません。取引先からの信頼もさらに下がってしまいます。まずは落ち着いて、再発行した請求書に間違いがないか社内でダブルチェックを行ってから送付しましょう。

誤請求が起こってしまう原因とは?


経理業務では、小さなミスが大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。誤請求を防止するには、原因を突き止めることが重要です。誤請求はどのようなことが原因で起こるのでしょうか。

・集中力の低下

仕事でミスをしてしまう原因の一つは集中力の低下です。経理業務は時期によっては忙しくなるため、疲れやストレスなどが原因で集中力が低下してしまうことがあります。
またオフィス環境の問題も見逃せません。オフィス内が騒々しかったり、来客や電話応対などで作業が中断してしまったりすることもあるでしょう。仕事に集中できる環境が整っていないと、ミスが発生しやすくなります。

・社内チェックの不足

誤請求を防止するには、請求書の内容を担当者以外が確認することが大切です。取引先に請求書を送る前に、請求金額や送付先の記載に間違いがないかチェックすれば送付前にミスに気付けます。しかし社内のチェック体制が整っていないと、ミスをしても気付きにくく、誤請求につながることがあります。

・人手不足

少子高齢化の影響もあり、日本では人手不足が深刻化しています。企業によっては経理の人員が慢性的に不足している場合もあるでしょう。経理は専門的な知識が必要とされることもあるため、人材の確保が難しい業種でもあります。しかし経理の人員が不足していると処理を急いでしまい、入力ミスや確認ミスにつながりやすくなります。特に締め日の前は業務量が多くなるため注意が必要です。

誤請求の再発防止のために必要なこと

誤請求を防止するためには、企業としてどのようなことに取り組めばよいのでしょうか。ここでは、誤請求の再発防止のために必要なことを解説します。

・マニュアルの整備

経理は業務量が多いため、担当者が一人で一つの業務を担当していることも少なくありません。しかし一人の担当者に業務が集中すれば、多忙や確認漏れによるミスが発生しやすくなります。
このような状況を回避するにはマニュアルを整備することが重要です。マニュアルがあれば、人員の入れ替わりがあっても対応しやすくなります。業務処理がスムーズになり、業務量の増加による集中力の低下も防止できます。業務の流れがわかりやすく、見やすいマニュアルを整備することが大切です。

・社内のチェック体制強化

どれほど注意をしていても、ミスを完全になくすことは難しいでしょう。誤請求を防止するには、社内のチェック体制を強化することが重要です。担当者によるセルフチェックだけでなく、複数人によるダブルチェックを行う体制を整えましょう。
チェックの精度を高めるには、いつだれが、どのような項目をチェックするのかを明確に決めておく必要があります。チェックリストを作成し、チェック漏れがないようにすることが大切です。さらにチェックの手順をマニュアル化し、誰が行ってもチェック漏れがないようにしましょう。

・システムの導入

取引先が多く経理業務が複雑化してくると、ミスが発生しやすくなります。しかし人手不足はすぐに解消することが難しく、なかなか状況を改善できないケースも多いでしょう。
そのような場合はシステムの導入がおすすめです。例えば電子帳票配信システムなら、請求書を電子化し自動で配信できます。請求漏れや送信エラーなどの発生防止にも役立ちます。作業時間が大幅に減り業務を効率化できるため、人的ミスを防止することが可能です。

電子帳票配信システム導入のメリット

電子帳票配信システムを導入すれば、請求業務の効率化やミスの防止が可能です。また、セキュリティを高め、情報漏えいのリスクを下げることにもつながるでしょう。ここでは電子帳票配信システム導入のメリットを紹介します。

・業務の効率化

請求書を紙で送付している場合、請求書の印刷や封入、あて名の記載など手作業の業務が発生します。請求書の送付業務は特定の時期に集中するため、担当者の負担になりやすいのが課題です。
電子帳票配信システムなら、請求書を電子データで取引先に送付できます。郵送の手間が省けるため、経理業務を効率化できるでしょう。請求書の送付をスピーディーに行えることがメリットです。

・ミスの防止

誤請求を防ぐためにはすべての作業を正確に行わなければならないため、ダブルチェックが欠かせません。しかし、チェック体制を強化するには多くの人出が必要になります。
電子帳票配信システムを導入すれば、送り間違いなどの 手作業で行うと間違えがちな作業を自動で行えるメリットがあります。
業務が集中する時期でもミスや遅れなどのリスクを減らせるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。

・セキュリティの向上

宛先を間違えると情報漏えいにつながるリスクがあります。
電子帳票配信システムなら万一、誤送信した場合でも相手先が閲覧する前であれば請求書のデータを削除して、再度送りなおすことも可能です。また請求書のデータを閲覧したりダウンロードしたりするにはパスワードが必要になるため、第三者へ漏えいする可能性は極めて低いでしょう。

システムの導入で誤請求の再発を防止

誤請求が発生した場合は、速やかに取引先へ連絡することが大切です。その上で、請求書を再発行し、お詫び状とともに送ります。誤請求が発生すると取引先に迷惑をかけてしまうため、再発しないように社内で対応策を検討することが重要です。
コクヨの電子帳票配信クラウドサービス『@Tovas』なら、請求書を送る際の「印刷」「仕分け」「封入」「発送」といった一連の作業を無くし、請求書のデータを『@Tovas』にアップロードするだけで相手先へ簡単に配信が可能です。また『@Tovas』には「内部承認機能」があり、配信前に別担当者の承認が必須となる設定ができるため、誤請求の再発防止策としても有効です。誤請求の防止策として、ぜひ導入をご検討ください。

 

@Tovasマーケティング担当(コクヨ株式会社)

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