請求書の処理を効率良く行うためには？具体的な業務の流れと課題を解説
公開日：2023年5月16日 更新日：2024年3月15日
請求書の処理は、基本的に毎月発生します。お金がからむことであり、取引先との信頼にも影響する業務でもあるため、効率よく正しく進めることが重要です。期限どおりに業務を完遂するためにも請求書処理の課題を把握し、ミスの削減や効率化を図らなければなりません。
今回の記事では、請求書処理の流れや課題を経理初心者でもわかるように解説します。請求書処理を効率的に行う方法もご紹介すしますので、ぜひ参考にしてください。
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TOPICS
請求書処理とは
請求書処理とは、商品やサービスを提供した側が請求書を発行し、代金を回収することです。
企業間の取引においては、発生した代金の請求を月ごとにまとめて行う掛け払いが一般的です。経理担当者は会社の取引状況を把握し、請求書の発行や代金の回収業務を行わなわなければなりません。請求書を送ったにも関わらず未払いがあった場合は、取引先の担当者に連絡したり督促状を発行したりするなど、追加での対応が求められることもあります。
一方、請求書を受領した側も請求内容を確認し、仕訳や支払い業務などを行わなければなりません。請求書を発行する側、受け取る側の双方にとって、細心の注意を払って取り組むべき業務といえます。
請求書の処理方法
請求書の処理方法を発行するタイミングで分けると、締め請求による処理と都度請求による処理に分類可能です。締め請求と都度請求では業務の流れが異なるため、それぞれの方法について詳しく解説します。
締め請求による処理
締め請求とは、複数の取引がある場合に月ごとなど一定期間内の代金をまとめて請求することを指します。いわゆる掛け取引になるため、取引先に対する信頼性が重要になることから、ある程度継続して取引実績があることが前提です。締め日は自由に決めて構いませんが、毎月20日や月末を締め日にしている企業が多くなっています。
なお締め請求をする場合は、取引の明細や一定期間内の合計額を請求書に記載しなければなりません。いつからいつまでの取引が対象で、結果的にどれだけ支払いが発生したかを相手が確認できるようにするためです。
都度請求による処理
都度請求とは、商品やサービスを提供したタイミングで請求書を発行する方法を指します。締め請求とは異なりすぐに請求処理に移れるため、未回収のリスクが少ない処理方法といえます。一方で、取引が発生するたびに請求書を発行しなければならず処理の負担が増えることから、継続的な取引を行う場合には不向きでしょう。
このような背景から、都度請求による処理は単発の取引や新規の取引で行われることが多い方法です。何度か都度請求で取引を行ってから、ある程度信頼関係が築けてきたタイミングで締め請求に移ることも実務上珍しくありません。
請求書を発行する側の具体的な処理の流れ
請求業務は請求書を発行するだけでなく、取引先に請求書を送付し、無事に入金を確認できて初めて完了します。請求業務をスムーズに進めるためにも、業務の流れを把握しておくことが大切です。ここでは具体的な処理の流れについて解説します。
請求書の作成
請求金額が確定したら請求書を作成します。一般的に請求書には以下の内容を記載します。
・発行する側の会社名
・請求金額
・取引明細
・取引年月日
・宛先
・振込先
・支払期限
・その他、記載が必要と判断した事項
多くの会社では請求書のテンプレートがあらかじめ存在しているため、テンプレートに沿って作成することが一般的です。
必要事項を入力する際は、請求金額を始めとした記載内容に誤りがないよう細心の注意を払いましょう。特にエクセルなどの表計算ソフトを用いて手入力をしている場合はミスが起こりやすいため要注意です。支払期限は取引先ごとの支払いサイトに従って設定されていることが多いため、確認した上で記載しましょう。
請求書の発行・送付
請求書を作成し内容に問題がないことを確認できたら、請求先に送ります。請求書を印刷して郵送する方法とPDFなどの電子ファイルで送付する方法がありますが、いずれの方法をとる場合でもミスをしないように注意が必要です。
請求書を印刷して郵送する場合は、送付状も同封した上で送付します。印刷や宛名書き、封入作業には手間がかかるため、送付先が多い場合は相応の時間を確保しなければなりません。
またPDFなどの電子ファイルで送付する場合は、担当者のメールアドレスに誤りがないか、添付漏れがないか確認する必要があります。間違って別のメールアドレスに送信したり、添付漏れがあったりした場合はトラブルになる可能性があるため、送信前によく確認しましょう。
代金の回収
請求書を取引先に送ったら、支払い期限までに正しく入金されているかを確認します。入金が確認できたら請求分の消し込みが必要です。実際の入出金情報と照らし合わせて、売掛金などの債権、買掛金などの債務の残高を消していきましょう。
また支払い期限までに入金されていなかった場合は催促をしなければなりません。催促を行う前には、請求書の送付漏れや記載ミスなどこちら側のミスがなかったかを確認します。仮に相手の都合による遅れの場合でも、丁寧な対応が求められます。
請求書を受け取った側の具体的な処理の流れ
請求書を受け取ったら、期日までに入金の手続きを済ませる必要があります。請求書を受け取った際の処理の流れやルールは、企業によって異なりますが、ここでは一般的な流れを前提として解説します。
請求内容を確認する
請求書を受け取ったらまずは内容に問題がないか確認しましょう。具体的には、以下の項目を中心に間違いがないかを確かめます。
・発行者
・取引年月日
・取引内容
・金額
なお請求書は経理部ではなく、担当部門や業務担当者あてに届くことが一般的です。そのため担当部門で請求内容を確認し、納品書や検収書など取引を確認できる書類とともに支払い承認を得なければなりません。支払承認が得られたら経理部門に送ることが基本的な流れです。
請求書が担当部門や業務担当者で止まらないよう、経理部門からも請求書が届くと思われる部署に声をかけましょう。支払承認を行わず未処理になっている請求書がないかを定期的にリマインドすると、支払いまでの処理がスムーズに進みます。
支払い処理をする
支払承認が得られたら支払い処理に移ります。
経理部門では請求書に記載された以下の情報をシステムへ入力し、起票・記帳をしましょう。なお取引先から請求書を電子データで受け取っている場合、システムによっては自動的に反映してくれることもあります。
・取引先の会社名
・担当者名
・支払い金額
・支払い期日
・支払先の口座情報
入力された情報を元に支払い処理を行うことになるため、支払いに先立ち部門長の承認を経なければなりません。支払いが正常に完了したら、帳簿の消し込み作業を行うことが一般的な流れです。
請求書を保管する
支払いが完了したら請求書の保管に移ります。紙で受け取った請求書はそのまま紙で保管するか、電子化して保管しなければなりません。
紙の場合は、まとめてファイリングやラベリングをした上でスペースを確保し、保管します。一方、電子化して保管する場合はハードディスクなどの記録媒体を用意し、取扱い上のルールに則り保管しましょう。なお、電子的に受け取った請求書は電子保存が義務付けられています。
法人の場合、請求書は原則10年間保存しなければなりません。保存が義務付けられている期間中に紛失・消失しないよう細心の注意が必要です。
請求書処理における課題
請求書はお金がからむ書類であるだけに、期限どおりにミスなく作成し、確実に取引先に送ることが重要です。しかし請求業務を効率的に行うためには、さまざまな課題があります。ここでは請求処理における課題について解説します。
請求書ミスへの対応
請求ミスへの対応は請求書処理においては重要な課題で、よく起こるケースには記載ミスや請求漏れ、請求書自体の紛失などが挙げられます。本来の支払いサイトは30日であるのに、60日で作成してしまったなど、ルールの誤解にも気を付けましょう。発送した請求書が郵送の途中に紛失したなど、自社のせいではないミスもあり得ます。
ミスが発覚したら、請求書の再発行や謝罪などの対応をしなければなりません。ミスの内容次第では取引の中止などにも発展しかねないため要注意です。お金がからむことだけに、企業の信用問題にも関わってくるという自覚をそれぞれの担当者が持ち、業務に当たる必要があります。
未払いのトラブル
無事に請求書を送れたとしても、代金が支払い期限までに入金されない可能性もあります。そのような場合は、まず自社側に原因がないかを調べましょう。請求漏れや請求書の記載ミスがあった場合は、謝罪した上で早急に請求書を発行します。
一方、自社側に原因がなく取引先が入金を失念していた場合は、入金を催促しなければなりません。メールや電話での連絡、催促状の送付などを行います。たとえ相手のミスでも丁寧に対応することが大切です。
ただし故意で支払いがされなかった場合は、法的な手続きが必要になるケースもあります。上司や専門家と相談しながら対応の方法を検討しましょう。
データ化の遅れ
請求書はデータ化した方が、コストの削減や業務効率化につながります。しかしデータ化が遅れている企業も散見されるのが実情です。
請求書の発行や受け取りを紙ベースで行うと、処理に時間がかかる上にミスも発生しやすくなります。請求書をパソコンや手書きで作成して印刷し、封入・郵送するだけでもそれなりに時間が必要です。取引先が多ければ多いほど、郵送代や作業の手間も増えるでしょう。
ミスを防止するためのチェック作業も欠かせません。また、ミスがあった場合は再発行の手続きをしたり、ファイリングして保管したりするなど、時間と費用を要する作業が多く発生します。データ化すればこれらの作業を大幅に減らすことが可能です。
業務フローの煩雑さ
請求書の処理には経理部門だけでなく、担当部門や財務部門など複数の部門が関与します。そのため承認プロセスが煩雑になりがちです。担当者のうち誰か一人でも不在の時間が続くと、その先のプロセスに進めなくなり、なかなか承認が完了しない事態にもなりかねません。
また請求書は一定期間保存する必要があります。このため紙ベースだった場合、保存スペースやファイリングのための人員の確保もしなければなりません。
不正処理のリスク
請求書を処理する業務においては、以下のような横領が起きないよう相応の対策が求められます。
| 着服 | 経費の水増し・代金架空請求などでお金をだまし取る |
| 横流し | 会社が所有する切手・商品・建築資材などの物資を正規のルートによらず転売する |
| キックバック | 従業員が個人的に利益を得る目的で謝礼や販促金を不正に受け取る |
対策としては、担当者の定期的な変更や複数の担当者によるチェック、オペレーションの自動化が有効です。
請求書の処理を効率的にする方法
請求書の処理を効率的にすることは、ミスの削減にもつながります。以下の方法も取り入れて、請求書処理業務の効率化・ミスの削減に取り組みましょう。
業務フローの見直し
請求書の処理を行う業務フローに非効率的なところがないかを洗い出し、改善しましょう。
例えば紙で請求書を発行・送付している場合、電子化してメールで送付すれば印刷や郵送のプロセスが省けます。また入力ミスが多い場合はシステムを導入すれば、一度入力した情報を自動的に反映させてくれるため、入力ミスを大幅に減らせるでしょう。
これまで当たり前のようにやってきたことをあえて見直すことで、効率化の糸口がつかめることも少なくありません。業務に携わるメンバーとも話し合い、効率化を進める上での課題を洗い出しましょう。
請求書のデータ化
請求書の発行や受け取りをデータ化すれば、業務効率化やコスト削減が実現できます。手書きとは違い、記載ミスがあってもすぐに修正可能な上、紙代や切手代にかかるコストや封入作業にかかる手間もかかりません。
また請求書のデータ化により、関係者への承認などの関連業務もオンライン上で進められます。経理担当者が必ずしも出社する必要がなくなるため、テレワークを導入している職場で対応しやすいこともメリットです。
承認プロセスの簡略化
ワークフローシステムの導入により、承認プロセスを簡略化できます。紙ベースの請求書の場合、承認担当者が不在だと承認が完了するまで時間がかかりがちです。タイミング次第では取引先に請求書を送る時期が大幅に遅れてしまいます。
しかしワークフローシステムを導入すれば社外からも操作できるので、出張中やテレワーク中でも承認をスムーズに進めることが可能です。請求書の処理が複数の部門にわたる場合でも問題ありません。
まとめ
請求書の処理は複数の部門にわたる場合もあり、手間や時間がかかります。ミスやトラブルが発生すると、さらに担当者の負担が増えるため要注意です。各人がミスをしないよう自覚を持ち、チェック体制を整えることも重要ですが、それ以上に請求書の処理自体を効率化することが有効な対策になります。業務フローの見直しやデータ化などの根本的な施策を打ちましょう。
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@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）
