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インターネットFAXとは?従来のFAXとメリット・デメリットで比較

2022年3月11日

2024年のISDN回線終了によるG4規格FAXの廃止や2025年の崖によるブラックボックス化・社内の有識者の引退、そしてコロナウイルス感染拡大によるテレワーク業務の普及によって、FAXを取り巻く世界が大きく変化してきました。

「特定の日や時間帯において、FAX送信の時間がかかってしまっている」
「FAXサーバーの運用ではトラブルやイレギュラー処理にシステム要員が対応しなければならない」
「取引先への送信完了時間が決められていて回線を増やす必要がある」

などお悩みが尽きないのも現状です。以上のことから、従来のFAXからインターネットFAX(クラウドFAX)へ切り替えをご検討される方も多いのではないでしょうか。
インターネットFAXは、FAX専用機がなくても、普段使っているパソコンからFAXが使えるサービスです。手軽にデータの送信ができるだけでなく、送信時間の短縮やメンテナンスが不要になるなどメリットが大きいです。この記事では、インターネットFAXの概要、メリットとデメリットについて解説します。

TOPICS

1.インターネットFAXとは?
2.インターネットFAXの仕組み・使い方
3.インターネットFAXの機能
4.従来のFAXとインターネットFAXを比較
5.インターネットFAXのメリット
6.インターネットFAXのデメリット
7.インターネットFAXのセキュリティ・安全性は?
8.まとめ

インターネットFAXとは?

従来のFAXでは電話回線を使いますが、インターネットFAXはインターネット回線を使って送受信を行います。そのため、インターネット回線がつながる場所であれば、FAX専用機を設置することなく、どこからでもFAXを使えます。また、電子データへの変換が可能なため、パソコンやスマートフォンから送信もできます。用紙代、インク代とFAX専用機の購入費用やリース代金も発生しないため、コスト削減にもつながります。

インターネットFAXの仕組み・使い方

従来のFAXでは、専用FAX機器が文書や写真を読み取り、電話回線を通じて送信します。しかし、インターネットFAXでは、文書や写真などのデータをPDF化していればFAXデータに変換されて、相手に届きます。
インターネットFAXの使い方は、いたってシンプルです。送信時はメールアドレスの代わりに、国番号や送信先のファックス番号を入力するだけです。

インターネットFAXの機能

インターネットFAXは、回線契約が不要であり、一斉送信機能やAPI機能による自動連携などさまざまな機能があります。

①回線の契約が不要
FAX送信機は1回線、複合機でも2回線、FAXサーバでも4回線、8回線といった電話回線を引く必要がありますが、インターネットFAXは回線の契約が必要ありません。またFAXサーバで外部に送信をしている場合、最も使われるピークに合わせた環境(サーバスペックや回線数など)が必要なため、普段はムダが多いです。

②一斉送信
同じ内容をそれぞれ別の送り先に一斉送信できる機能です。一斉送信できる件数は製品によって異なり、少ないところであれば30〜50件、多いところだと2,000〜3,000件ほど一斉送信できます。

③APIによる自動連携
製品によっては、APIを使って基幹システムと連携できるものもあります。例えば、帳票ツールと連携して、帳票出力とFAXの送信を自動で行ったり、基幹システムや業務アプリケーションからダイレクトにFAX送受信を行えたり、Googleドライブと連携して自動保存したりすることが可能となります。

 

従来のFAXとインターネットFAXを比較

従来のFAXとインターネットFAXを複数の項目で比較してみました。

【従来のFAXとインターネットFAXで送った場合の比較】


インターネットFAXのメリット

インターネットFAXにすると、以下のようなメリットがあります。

①オンプレミス環境のリスクを回避でき、メンテナンスが不要
FAXサーバで外部に送信をしている場合、「約5年に1度のFAXサーバシステムの入れ替えや保守」「FAXボードの購入・保守」「データセンター移転時のコスト」などシステムを自社で持っている以上、メンテナンスやそれに伴うコストが発生します。インターネットFAXならサーバや面倒な運用管理、メンテナンスも不要になります。

②一斉送信が可能
インターネットFAXは、多回線を保有しています。発注データなど大量の発注データを一斉に短時間に送付する場合などに効果的です。

③すぐに、いつでもどこでも利用できる
インターネットFAXでは、FAX専用機がいらないため、取り付け工事やメンテナンスなどの手間もなくなります。パソコンさえあればデータの送受信ができるため、すぐに利用開始できますし、いつどこにいてもネット環境さえあればどこでもFAX作業を行えます。

④短時間での送信が可能
受発注業務で利用されることが多いFAXですが、取引先様への送信完了時間が決められていることがほとんどです。インターネットFAXなら短時間で一斉に送ることができるため、送信業務の負担を減らすことができます。

⑤送信データの管理も容易
従来のFAXでは、いつどんなものを送信をしたかという送信履歴の確認に手間がかかりました。 インターネットFAXはクラウドサービス上に保管されるため、取引先名やFAX番号、日時などで検索できるなど検索性が高い点も魅力です。

 

インターネットFAXのデメリット

反面、インターネットFAXならではのデメリットも存在します。

①文字化けすることがある
添付するファイルの形式やエンコードの形式を間違えると、正しく認識されずに文字化けすることがあります。例えば、Word、PowerPoint、Excelといったファイル形式は機種によってレイアウト崩れが起こる恐れがあります。

②特定の番号しか対応していないことが多い
インターネットFAXの製品によって異なりますが、020や050の番号しか対応していない製品や、首都圏の03(東京)06(大阪)、045(横浜)しか取り扱っていない製品もあります。

インターネットFAXのセキュリティ・安全性は?

「インターネット上でやり取りするから、情報漏洩が怖い……。」と考える方もいるかもしれません。しかし、従来型のFAXと比較するとセキュリティ強度は高いです。

①送信相手のみにデータを送れる
従来型のFAXでは紙で出力するため、第三者の目に触れてしまう、置き忘れて持ち去られてしまうなどのリスクがあります。一方、インターネットFAXでは、送信相手にのみデータを送ることができます。

②誤送信防止機能がある
誤送信防止機能として、送信先の制限設定、送信時警告表示の設定などを提供している製品もあります。また、流出した場合を想定して、送受信するファイルにパスワードを付けることもできます。

③管理画面は常時SSL化している
インターネットFAXの管理画面へのログインはIDとパスワードが必要で、かつ常時SSL化されているため、外部から不正にデータを読み取られるリスクは非常に低いです。ただし、他のクラウドサービスと同様に、IDとパスワードが外部に流出した場合は悪用される可能性があります。

 

まとめ

インターネットFAXは、デメリットもありますが、送信時間の短縮やメンテナンスが不要であるなど、さまざまなメリットがあります。
@Tovasでは、Webにアップロードするだけで自動的に先方へと短時間で送信が可能です。そのうえ、送信ログも蓄積されるので「いつどこに何を」送ったのか、簡単にチェックできます。出力においても「ファインモード」が採用されて、小さなフォントやグレースケールの入った帳票も鮮明に出力されます。従来のFAXでありがちだった「文字がつぶれて見えない」といったトラブルが減少するのです。
また@Tovasでは、FAXだけではなくWeb(電子データ)郵送など送り先様のニーズに合わせてマルチに配信が可能です。お困りごとがございましたら、是非コクヨ『@Tovas』へご相談ください。

 

@Tovasマーケティング担当(コクヨ株式会社)

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