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請求書の郵送は普通郵便でOK?送付状の書き方や封筒の選び方も解説

請求書の郵送は普通郵便でOK?送付状の書き方や封筒の選び方も解説

2022年9月22日

請求書は会社の売上や信用に関わる大事な書類ですので、郵送するときはマナーを守ることが大切です。紙面の体裁だけでなく、郵送方法や送付状の書き方・封筒の選び方など細かな点まで気を配りましょう。本記事では請求書を郵送する際のマナーや、電子請求書のメリット・デメリットについても紹介します。面倒な請求書の送付業務を効率よく行う方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

TOPICS

1.請求書を郵送する前に確認すべきこと
2.請求書を郵送する際のマナー
3.請求書を郵送するメリットとデメリット
4.請求書を郵送以外の方法で送るには?
5.請求書の送付業務 を効率化する方法は?
6.請求事務にシステムの導入を検討すべきケース
7.請求書の郵送はマナーを守って正確に

請求書を郵送する前に確認すべきこと

請求書を封筒に入れる前に、記載した内容や送り先に間違いがないか確認しましょう。書いてある情報に不備があれば、再送付の手間がかかるだけでなく最悪の場合、取引先からの信用を損なう原因にもなります。

・請求書の内容に誤りはないか

まず請求書の記載内容に間違いがないかチェックします。請求書の形式や記載すべき事項に明確な決まりはありませんが、大まかな内容は以下のとおりです。

1:表題、請求書番号
ページ上部の分かりやすい位置に「請求書」と明記します。請求書番号の振り方に条件はありませんが、社内で統一しておく方が望ましいでしょう。

2:請求書の宛名
相手方の指示に合わせ、会社名や担当部署(経理部など)を記載します。

3:差出人、社印
自社の住所・電話番号・担当者名を明記しましょう。万が一の際に連絡を取りやすくするため、メールアドレスも合わせて記載します。社印は差出人情報の横に押印します。

4:請求書の発行日
原則として請求書の発行日を記載しますが、相手の会計締め日によっては発行日を指定される場合があります。上記の宛名の書き方と合わせ、事前の確認が望ましいでしょう。

5:請求項目、取引内容
請求するものの商品名、金額、数量を分かりやすく大きな文字で記入します。同時に、消費税が内税か外税かどうか、算出した消費税額に不備がないかも確かめます。

6:支払期限、振込先
取引時に決定した支払期限と振込先の銀行口座を書きます。振込手数料を相手側に負担してもらう場合、その旨も合わせて書きましょう。

・送付先は間違っていないか

内容と合わせて、送付先も正しい情報が書いてあるかをチェックします。請求書は金銭に関わる重要な書類であると同時に、先方の情報も記載されています。送付先を間違えないよう十分に注意しましょう。
取引先が大企業の場合、会社名だけでなく部署や担当者名まで記載をしないと到着までに時間がかかる可能性があります。先方に記載内容を確認する際、送付先も合わせて尋ねると安心です。

請求書を郵送する際のマナー


請求書を郵送する際は、守っておきたいマナーがいくつかあります。今回は気になる人も多い送付状の書き方と書類の折り方を詳しく取り上げます。封をする前に一度確認してみましょう。

・送付状の書き方・記載項目

請求書はそのまま郵送しても問題はありませんが、送付状をつけるとより丁寧な印象を与えることができます。誤送付の 防止にも役立つため、基本的には作成するようにしましょう。
送付状に記載したい内容は以下のとおりです。

1:書類の基本情報(宛先、送付日、差出人)
送付状はまず中央上部に大きく「書類送付のご案内」と記載します。合わせて、左右に請求書と同じ送付先・差出人情報・送付日を書き入れましょう。

2:本文、書類の内容
時候に合わせた挨拶を2~3行入れます。最後に、同封する書類を箇条書きで列記しましょう。2枚以上に渡る場合は「請求書(計2枚)」など枚数を明記すると親切です。

・封筒に入れるときの書類の折り方

細長い和封筒で送る際は、請求書の情報が外から見えないよう中折りにします。A4サイズの紙であれば三つ折り(3等分)をすると長形3号(長3)封筒にちょうど収まります。
三つ折りをキレイに3等分したい場合のポイントは、折る前に折り目を調整することです。のり巻きを巻くように紙の端からゆるく巻き、調整しながら折り目をつけると綺麗に折れます。
また三つ折りは紙の下側を折ってから、紙の上側をかぶせるように折ると、開いたときに「請求書」とすぐ分かる状態にできます。
ただし、窓付き封筒の場合は中折りではなく住所が表面に出るZ折りが望ましいです。これにより請求書の宛先を窓の外から読めるようになります。なお新しいデザインの封筒や請求書を使うときは一度テストプリントをし、宛先が枠内に収まるかどうか確かめるとよいでしょう。

・封筒の選び方・書き方

封筒は三つ折りが入る長形3号が一般的です。A4サイズの紙がそのまま入る角型2号を使う場合もありますが、最終的には自社の発送ルールにのっとって選びましょう。送付元が分かりやすいよう自社名称を入れたオリジナルの封筒を使うケースも少なくありません。なお、市販の封筒を使う場合は中身が透けない白か薄青の封筒が最適です。
宛先には原則として以下の3つを正確に記載します。なお、会社名や部署名宛ての場合は「御中」、担当者宛ての場合は「様」を忘れずにつけましょう。

・会社名
・部署名
・担当者名

宛先と合わせ、請求書が入っていることが分かるように「請求書在中」と記載します。スタンプで押せば請求書を大量に送る際も時間と手間を節約できます。

・郵送方法

信書に該当する書類を郵送する場合は、規定に沿った方法で送らないと罰せられることもあります。請求書は信書にあたるため、原則として普通郵便や速達で送りましょう。
ネコポスなどの宅配便サービスで信書を送ることはできません。また、郵便局のサービスであってもゆうパックやゆうメール、クリックポストなども同様に扱えません。安価で便利だからといって普通郵便以外の方法で送るのはやめましょう。

・送付期限

請求書は指定された期日までに取引先に届けなければなりません。経理処理の締め日は各企業によって異なります。「月末までに届けば大丈夫だろう」と油断せず、必ず事前に確認するよう心がけましょう。
特に取引先が大企業の場合は経理処理に時間がかかる場合もありますので、締め日の一週間前には届くよう手配します。もし遅れる場合は必ず先方に了承を取り、メールやFAXといった代替手段も検討しましょう。

請求書を郵送するメリットとデメリット

従来、請求書は郵送でやりとりするものでしたが、インターネットの発展により郵送以外の手段でも送れるようになりました。請求書を郵送するメリットやデメリットを確認し、郵送が最適な手段かどうか一度検討をおすすめします。
請求書を郵送する主なメリットは以下の3点です。

・原本を送るため改ざんが難しい
・不正を防止できる
・請求書を原本で求める企業も多いため、取引先のニーズに対応できる

紙面の請求書を改ざんすると必ずどこかに痕跡が残ります。こうした不正を事前に防止できる、また従来のやり方になじみがあるなどの理由から、郵送を希望する会社も少なくありません。
一方で、請求書を郵送するデメリットは以下の3点です。

・手間やコストがかかる
・発送から受け取りまでに時間がかかる
・原本を保管するスペースが必要

請求書はお金にまつわる重要な書類ということもあり、送り先が多くなるほど送り手の負担も重くなります。また発送から到着まで数日かかるため、スピーディなやりとりは難しいでしょう。

請求書を郵送以外の方法で送るには?

請求書を郵送以外の手段で送る場合、FAXか電子データでの送付が一般的です。以下でそれぞれの特徴や注意したいポイントを確認します。

・ FAXで送る

請求書はFAXで送っても問題ありません。ただ、特別な事情がない限り、請求書は郵送で送るのが一般的です。例えば、取引先から請求書をFAXで送ってほしいと指示があったり、郵送では期日に間に合いそうになく取引先にも了解を取った上で送るといった、特別なときだけFAXで送付しましょう。
FAXで送る際は送信エラーや紛失などに注意しなければなりません。送信側のデータに不備がなくても、送付先の受信機が正しく受け取れない場合もあります。またFAX用紙は通常のコピー用紙よりも薄くて丸まりやすいため、シワや汚れが付くこともあります。
請求書をFAXで送った後は、相手の手元に正しく届いたかどうか確認しましょう。確認の連絡はメールよりも電話の方がすばやく確実に確認できます。

・電子データで送る

請求書はPDFなどの電子データで送ることも可能です。請求書を電子データで送るにはまずWordやExcel、請求書が作成できるシステムを利用して作成し、PDF化します。 PDF形式は作成者以外からの編集に制限をかけられるので、紙の請求書同様に改ざんを防止できます。電子請求書を送付する際はメールや専用の送付システムを利用しましょう。
テレワークの浸透やペーパーレス化の推進に伴い、電子請求書を導入している企業も増えました。送付先や形式は先方の指示に従いましょう。企業によっては請求書を引き続き紙で管理しているところもあるので、送付形式を事前に確認することも大切です。

請求書の送付業務 を効率化する方法は?

・PDF化してメールで送る

電子データで作成した請求書なら、PDF化してメールで送ると郵送の手間を減らせます。PDFには編集制限をかけられることから、紙の請求書と同じように修正や改ざんも防止できます。

・代行サービスを利用する

請求書の作成や発行、郵送を代行してくれるサービスもあります。依頼側はデータのアップロードをするだけで請求書の発送を手配できるため、請求書の封入やあて名書きといった作業を減らせます。
代行サービスはさまざまなものがありますが、基本的な流れは以下のとおりです。

1:帳票データを指定の場所にアップロードする
2:代行サービス側がデータから帳票を作成する
3:帳票を紙やデータにして先方に発送する

代行サービスを利用するメリットは、まず請求書の記載ミスや発送漏れを減らせる点が挙げられます。代行サービス側でダブルチェックを行うためヒューマンエラーの減少につながります。発送先が多いと先方からの指示を細かく確認するのも大変ですが、こうしたサービスを利用すればチェックの手間も減らせます。

・クラウドサービスを利用する

クラウド型の電子帳票配信システムを導入して、請求書の郵送をなくす方法もあります。クラウド型の電子帳票配信システムとは、請求書を電子化してWeb上で送付が行えるサービスです。
取引先の了承を得られれば電子請求書をWeb上で発送できるため、送付の手間を大きく減らせます。インターネット環境があればオフィス以外の場所でも利点があります。
作成した電子請求書は一般的にメールで発送しますが、一部のクラウドサービスなら郵送代行も合わせて依頼できます。郵送した場合 も手元にはデータで残せるため、保管場所の 心配もいりません。

請求業務にシステムの導入を検討すべきケース


請求業務にシステムを導入した方がいいケースはいくつかあります。今回は3つご紹介します。請求業務は事業規模が大きくなるほど毎月の負担が増加します。業務の負担をより減らすためにも、帳票システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

・手間やコストを削減したい

請求書送付にかかる手間やコストを削減したい場合、システムを導入することで労力を減らせる可能性があります。人的コストの面では、請求書をメールやWeb上でやりとりすることで郵送の手間を省けます。
また作業時間の削減だけでなく、作業の属人化の解消や、人件費の削減、切手代や印刷代などの細かなコストを削減できるでしょう。
ひとつひとつの負担は小さなものですが、システムを早期に導入すればその分多くのコストを抑えられるでしょう。

・書類の保管スペースが少ない

請求書を含む証憑書類は、送った後も一定の年数に渡って保管しなければなりません。保管場所が限られている会社では、溜まった請求書を保管するスペースが確保できないときもあるでしょう。
オフィスが小規模などの理由で書類の保管スペースが限られる場合、電子帳票配信システムの導入がおすすめです。電子請求書なら請求書を紙ベースで保管する必要はありません。またインターネットに接続できるなら会社以外の場所からでも確認できるため、テレワークにも適しています。

・請求業務のミスが多い

請求業務のミスが多いという課題を解消したいというケースも考えられます。請求書は会社の売り上げにもつながる重要な書類ですので、ミスが多発すれば会社の内外からの信用を失いかねません。
請求書のデータ作成や送付をシステムで自動化すれば、人為的なミスを軽減できるでしょう。

請求書の郵送はマナーを守って正確に

請求書を郵送する場合はいくつか守っておきたいルールがあります。請求書そのものの体裁だけでなく、送付状や封筒にも気を配りましょう。発送の際は原則として普通郵便で送り、それ以外での配送方法は避けましょう。
また、請求書は郵送以外だけでなくFAXや電子データでも送れます。電子請求書なら保管場所や発送のための手間を考えることなく、迅速かつ正確にやりとりができるでしょう。業務をより効率化したい場合は、電子帳票配信システムを利用するのがおすすめです。コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は請求書を電子化してWeb上で送付ができます。取引先のニーズに合わせて郵送やFAXなど他の手段での送付も可能です。また請求書のデータを一括管理できるので、請求書の保管場所を考える必要はありません。請求書の送付業務を効率化したい場合は、ぜひ導入をご検討ください。

 

@Tovasマーケティング担当(コクヨ株式会社)

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