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請求明細書と請求書の違いは?明細書を作る利点・注意点を解説

請求明細書と請求書の違いは?明細書を作る利点・注意点を解説

2023年1月6日

取引先に請求書を送る際、別紙で請求明細書を添付するケースもあります。今回は請求明細書と請求書の違いや、請求明細書の役割、さらに作成するメリットについて詳しく確認します。また請求明細書は原則として請求書とあわせて送るため、信書の送り方に準じた送付法を選ぶ必要があります。今回は郵送、メール、FAXそれぞれの方法で送付時に注意したいポイントについても解説するので、実際に作成する際の参考にしてください。

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TOPICS

1.請求明細書とはどのような書類なのか
2.請求明細書と請求書の違い
3.請求明細書を作成するには?
4.請求明細書を作成する利点とは?
5.請求明細書を作成する際の注意点
6.請求明細書を送付する方法
7.まとめ

請求明細書とはどのような書類なのか


請求明細書とは請求書を補助する書類で、請求書よりも具体的な内容が書かれている点が特徴です。請求明細書に書いておきたい内容や、請求書との違いについて以下で確認しましょう。

・請求明細書の役割

請求明細書は請求金額の内訳を記載した書類です。請求明細書と請求書はどちらも商品・サービスの代価を払ってもらうために発行します。請求明細書には購入した商品の種類・数量・課税額などの具体的な項目を書くため、先方との円滑な取引の助けになるでしょう。請求明細書は取引の際に必ず作成しなければならない書類ではなく、書き方や項目は企業によって細かな違いがあります。請求明細書を作る場合はまず社内にテンプレートがないか確認するとよいでしょう。また請求書にあらかじめ細かい内容を併記しておくことで、請求明細書を省略するケースもあります。請求書・請求明細書はどちらも請求する内容と金額が分かれば基本的に問題ないので、先方の都合や制作の手間を鑑みて最終的なフォーマットを決めましょう。

・請求明細書に記載する項目

請求明細書に記載する項目に決まりはなく、会社や個人事業主によって細かな違いがあります。スムーズな取引に役立つ記載項目は以下のとおりです。

・購入した製品やサービスの名称
・各製品やサービスの単価
・数量
・課税額(本体価格と別)
・合計額
など

請求書と請求明細書を別々に発行する場合は請求書を作りこむ必要はありません。こちらには請求金額の合計額のみ記載し、逆に請求明細書に内訳のみ記載するケースが多いでしょう。例を挙げれば、請求書にはリフォーム代一式と記載し、請求明細書に床張り替え・壁塗り替えなどの詳細を記載するといった方法があります。

請求明細書と請求書の違い

請求明細書と請求書の違いは具体的な請求内訳が記載されているかどうかです。しかし近年は請求書に詳しい内容を併記し、請求明細書の役割を持たせるケースも少なくありません。請求書と請求明細書を兼ねる場合は送付する書類が減り、制作側・受理側双方の負担が減るというメリットがあります。請求明細書と請求書は似たような性質を持ちますが、別々に発行した方がよいケースが主に2点あります。まず先方から発行を依頼されるケースです。こちらは先方の社内事情が関連しますので、特段の理由がない限り発行に応じましょう。もう一つは取引内容が多いケースです。請求明細書に一つ一つの内容を明記することで、具体的に何に対する請求なのかを示すと同時に請求漏れや支払い漏れを防ぐことができます。

請求明細書を作成するには?

請求明細書には決まった様式はありませんが、作成する際には押さえておきたいコツや記載しておきたい情報があります。請求明細書の実例も2例紹介しますので、作成する際の参考にしてください。

・請求明細書を作成する際のポイント

請求明細書を作成する際、まず商品やサービスの名称や数量、単価などの詳しい内訳を誰が見ても分かる名称で記載しましょう。分かりやすい名称にすることで、仕入れ担当が案件に直接関わっていない取引でも伝達ミスを減らせます。記載内容だけでなく、書類の作成者や請求の大枠に関する情報も併記しておくと親切です。具体的な項目は以下が考えられます。記載情報は同時に送付する請求書とも一致させましょう。

・書類の作成者の氏名か名称
・書類の交付を受ける事業者の氏名か名称(省略できる場合もあり)
・取引年月日

また、請求書と一緒に送付する場合は請求明細書に合計金額を明記しないこともあります。この場合は項目ごとの個別金額だけ書いてあれば問題ありません。

・請求明細書の見本

ここでは、オフィス用品一式の請求明細書の見本を紹介します。
まず消費税と合計金額の記載があるパターンです。

詳細な請求書を作成し、請求明細書を発行しない場合も上記の内容が書いてあれば問題ありません。
次に、消費税と合計金額を記載しないパターンが以下のとおりです。
こちらの場合は必ず請求書と同時に発行し、足りない情報がないようにしましょう。

請求明細書を作成する利点とは?


請求明細書は請求や入金時の手間を減らせるという利点があります。メリットの詳しい解説や請求明細書を十分に活かすためのコツについて以下で確認しましょう。

・請求書の処理がスムーズになる

請求明細書を発行すると請求書の内訳が明確になり、双方がスムーズに処理を進められます。特に取引件数が多い場合なら、請求明細書を併用することで取引の発生日や金額を個別に把握できるでしょう。
請求明細書を発行する側のメリットは請求漏れがないか一目で確認できる点です。取引先としても同様の利点がある他、仕入部門で請求明細書を管理している場合は請求書を複製するひと手間を減らすことができます。なお、請求明細書は月の取引をまとめて記載することも1件ずつ個別に記載することもできます。取引をスムーズに進めるには、取引先の意向だけでなく取引件数や頻度に応じて発行方法を使い分けることが肝心です。

・トラブルを防止できる

請求明細書を発行すると請求漏れや過剰請求などの請求トラブルの防止につながります。特に商品やサービスの内容、数量、単価、手数料、消費税などは請求金額に関係するため、取引先にもきちんと確認を促しましょう。万が一トラブルが発生した場合も、請求明細書があればミスの原因となったトラブルにも簡単にさかのぼることができます。誤請求により入金が行われてしまうと、返金処理や再発防止策の策定などで業務がさらに煩雑になるでしょう。請求明細書を発行して金銭トラブルを防止することで、事務処理の負担を軽減すると同時に代金の円滑な回収を目指せます。ただし請求書と請求明細書が紐づいていない場合はトラブルが発生した際に確認する書類が2倍になるため逆に手間が増えてしまいます。トラブルを十全に防止するには請求書番号を統一する、同じタイミングで送付するなどの工夫を忘れずに行いましょう。

請求明細書を作成する際の注意点

請求明細書を作成する際は、客観性と詳細さに留意します。取引に直接関わっていない人も目を通す可能性がある書類ですので、以下の注意点を守って制作しましょう。

・詳細に記録する

せっかく請求書と別に発行するので、請求明細書には取引内容をできるだけ詳細に記録しましょう。商品やサービスの種類、数量、消費税、合計金額などは基本的に分けて記載します。直接取引に関わっていない別部門の方や、数年後に事情を知らない方が確認するケースも考えられますので、具体的な数値や一般に流通している商品名など客観的な情報を載せるよう心がけましょう。あわせて、通常の取引とは異なる料金が発生した場合はその旨も記録します。ただし詳細に書きすぎるあまりページ数が増えすぎても確認の手間が増えてしまいます。取引時期や内容で区切り、なるべく規定の用紙1枚で収める方が親切でしょう。

・記載内容を確認する

発行前に記載内容はよくチェックしましょう。注意すべきポイントは特に以下の2点です。

・個別の内容に誤りがないか
単価や件数はもちろん、すでに請求済みになっている取引が含まれていないか、数量や単価に誤りがないかなどを重点的に確かめましょう。

・請求書の内容と齟齬がないか
請求書番号、合計金額、発行日などにズレがないかチェックしましょう。請求明細書はあくまで請求書を補助する書類ですので、情報が一致していることが大切です。

もし記載内容にミスがあれば再発行などの手間がかかり、取引をスムーズに行うというメリットが失われます。もし手違いがないか不安な場合は他の方にダブルチェックを依頼したり、記載項目を自動で確認してくれる請求書サービスを利用したりしましょう。

・適切な方法で保管する

請求明細書も請求書と同じように控えの保管が必要です。社内のルールにのっとり、入金が済んだ後も一定期間は適切に保管しましょう。具体的な保管方法の一例として、まず入金が済んでいない分は未払い分としてまとめて保管します。支払い期日の順に並べると未入金と入金済みの区別がつけやすく、保管も簡単になります。次に入金が確認できたものは顧客ごとのファイルに移して保管する方がおすすめです。あとで確認する場合は時期よりも企業ごとに当たる方が確認しやすいでしょう。保管方法としては、紙で保管する方法と電子データで保管する方法があります。電子データでの保管は、オフィスの省スペース化やコスト削減、セキュリティ向上など多くのメリットがあり、導入する企業が増えています。特に請求明細書は請求に不備がありそうなときに素早く確認する必要があることから、検索性に優れる電子データでの保管がおすすめです。

・請求書と同時に送付する

請求明細書と請求書を2枚発行する場合でも、必ず請求書と同じタイミングで発行、送付しましょう。別々のタイミングで送付すると、まず請求書を補助するという請求明細書の役割が失われます。また同じ取引を2回計算する二重計上のリスクも生まれるでしょう。送る際は郵送であれば同じ封筒、メールの場合は同じ圧縮フォルダに入れるなど、同一の取引に対する書類であることを明示しましょう。送付状を同封することも有効な手段です。事前に取引先に請求明細書を同封する旨を伝えてもいいでしょう。おすすめの方法としては、請求書と請求明細書を並行して制作するやり方です。記載内容のズレも防止できると同時に、送信のタイミングも合わせやすいでしょう。

請求明細書を送付する方法

請求明細書を送付する方法は主に郵送・メール・FAXの3種類があります。それぞれの特徴や、留意したいポイントについて以下で確認しましょう。

・郵送で送る

請求書は信書に該当するため、請求書と一緒に請求明細書を送るなら信書の発送に準じた方法を守る必要があります。信書の郵送方法は日本郵便の定形郵便(通常の郵便)やレターパック、スマートレターなどが一般的な方法です。ゆうメールやクリックポストでは送付できないので注意しましょう。また各種宅配便でも信書の配送サービスがあるため、会社が普段利用している方法に応じて選びます。一般的に、請求書には宛先や書類の枚数などを書いた送付状を同封します。送付状をつけることで、送付内容にミスや漏れがないことを確認できます。特に請求明細書をつける場合、この明細書が請求書とセットであることを明示するために忘れずに同封しましょう。

・メールで送る

請求明細書を電子データに変換してメールで送る方法もあります。特にPDF方式であればレイアウトや表を書面の形のままデータ化できるため、表記の崩れや文字化けなどを防げるでしょう。請求書を同じPDFファイルに封入するとデータが散逸する危険性も減らせます。なお請求書と同時に送る場合は、取引先にメールで請求明細書を送る旨を事前に伝えておくとよいでしょう。取引先によっては請求書と請求明細書を別の部署で管理しているケースもあります。また宛先やCCに他の担当者を入れたいという要望があるかも確認しておくことが大切です。請求明細書が必要かどうかも含め、送付の旨を一度確認した方がのちのやり取りをスムーズに行えるでしょう。

・FAXで送る

相手の了承を得られればFAXで送ることもできます。例えば取引先から急いで請求明細書を送ってほしいと言われた場合などに利用しましょう。FAXで送る場合も伝達漏れを防止するために郵送での送付と同じように送付状をつけ、送付した書類の内容や枚数などを記載します。ただしFAXは近年受信できる企業が減少傾向にあります。一般的に解像度が低く送信がされることから明細のような数値上は視認性が極めて悪く、送付状を同封しても送付ミスや紛失のリスク、受け取り側の数値ミスを完全にゼロにはできません。最初からFAXで送ることは控え、基本的には要望があった場合のみの対応に限定しましょう。また送付後は必ず相手に電話などで確認することが大切です。
 

 

まとめ

請求明細書とは請求書の詳しい内訳を記載した書類です。請求の取引件数が多い場合や相手企業から要望があった場合に添付し、請求書だけでは取り違えが起こりやすい内容を補います。請求明細書をつけることで、請求内容の確認をスムーズにできるでしょう。請求明細書は請求書と連動することが重要なので、原則同じタイミングでやりとりします。郵送の際は必ず送付状を同封すること、またメールの際も同じファイルにしたり本文でも同時に送る旨を伝えたりするなど、受け手が混乱しないよう情報を明記しましょう。
請求書や請求明細書の送付をスムーズに行うなら、電子帳票配信システム『@Tovas』の導入がおすすめです。請求書などの証憑書類を電子化して送付できるため、郵送の手間が省けます。請求業務の効率化に向けて、ぜひ導入をご検討ください。
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