ペーパーレス化の実現とSDGs貢献の関係性-DX化を推進するためのポイントとは？

ペーパーレス化により紙資源を節約することで、SDGsの目標にも含まれている地球環境の保全に役立ちます。SDGsに貢献すると地球温暖化を食い止められるだけでなく、企業イメージの向上などビジネス面でも利益があると考えられます。

今回は、ペーパーレス化の実現とSDGs貢献の関係性について解説します。ペーパーレス化を含むDXを実現するためのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ご利用件数6,000件以上！コクヨの@Tovasは帳票発行業務の改善・効率化・コスト削減を実現！

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙を使わずに書類を電子データのまま閲覧・管理することです。紙で送ったり受け取ったりしていた書類や帳票を電子データに移行することも含まれます。ここでは、ペーパーレス化の具体的な手順や重要性について以下で確認しましょう。

ペーパーレス化の目的

ペーパーレス（paperless）とは、事業における紙媒体の使用量を減らすことを指します。具体的には紙で保存されていた書類や帳簿を電子化し、新しく作成する書類も原則として電子データで管理することです。

ペーパーレス化を進める目的としては業務の効率化やテレワークの推進の他、環境への配慮といった点も挙げられます。拡大の理由としては、パソコンやスマートフォンといった電子デバイスは近年のビジネス環境に欠かせないものとなっており、以前と比べて導入がしやすくなった点が考えられるでしょう。また日本においては書類の電子化に関する規制が緩和されたことで、さらに参入のハードルが下がったことも追い風となっています。

ペーパーレス化の重要性

ペーパーレス化にはいくつかの重要なメリットがあるとされます。まず紙の使用量が減ることで原料となる木の伐採が減少すると予想できます。さらにインクの製造や製紙に関わる電力消費量が減ることで、環境保護につながると考えられます。

就業面でのメリットも少なくありません。例えば電子データであれば遠隔地からでもアクセスできるため、出社をしないテレワークや時差のある地域との協業もより簡単になります。働き方改革の推進にも効果が期待できるでしょう。

現時点ではまだ一部の企業への導入にとどまっていますが、全世界的なムーブメントになれば社会全体の生産性の向上や人手不足の解消も望めます。会社という小さな単位でも、うまく導入すればこうした利点を得ることは十分可能でしょう。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化は大きく2つに分類されます。1つ目は今まで保存していた紙の書類を電子化するステップです。規模が大きく歴史がある会社ほど莫大な手間がかかるため、最初に計画を立てて順次移行することが大切です。紙を電子化するときはスキャナーやスマートフォンのカメラ機能などを利用すると良いでしょう。

2つ目はこれから受け取る書類を電子で受け取るステップです。自社で発行する書類をデータ化するのはもちろん、受け取る書類もなるべく紙での保存は控えるようにします。ペーパーレスFAXや電子契約システム、帳票配信システムなど、各種アプリケーションを導入することでより効率的にペーパーレス化を進められます。

SDGsとは

ペーパーレス化やDXの推進は昨今話題のSDGsとも密接な関係を持ちます。以下ではSDGsの具体的な内容や、取り組む際の注意点について確認します。

17の目標と169のターゲット

SDGs（Sustainable Development Goals）とは、「人類がこの地球で暮らし続けていくために、2030年までに達成すべき目標」です。日本語では持続可能な開発目標と訳され、17の大きな目標とそれぞれの項目ごとにいくつかのターゲットが合計169個設けられています。目標とターゲットは2015年9月に国連サミットで採択された「持続可能な開発のための2030アジェンダ」に具体的な内容が記されています。

SDGsの対象分野は単に環境問題に限りません。貧困や福祉、教育、ジェンダー、衛生環境、エネルギー、労働、環境保護、技術革新など、さまざまな事柄に焦点を当てています。これは人間の活動が地球全体に影響を与えているという考え方に基づいたものです。個々人での活動はもちろん、企業も責任をもって取り組んでいかなければならない課題でしょう。

企業によるSDGs への取り組み

企業においてもSDGsは見逃せない大きなトピックです。インターネット網の発達や環境問題への関心の高まりから、一部の消費者は普段の買い物でも地球環境への配慮を意識するようになりました。企業に対する目線も同様です。持続可能な社会についてより真摯に取り組むことで、消費者も企業に好印象を持ってくれるでしょう。

上記のような経緯から、ビジネスにおいてもSDGs への貢献を目指す企業が増えています。例えば経団連でもSDGsへの取り組みを促すために特設サイトを設け、積極的な活動を求めています。

地球温暖化は人類にとって見過ごすことのできない課題です。世界的に関心が高まっている今こそ、SDGsに取り組むことで新しいビジネスチャンスが見つかるかもしれません。

企業がSDGsに取り組むメリット・注意点

SDGsに取り組むことによる一番大きなメリットは地球環境の維持・改善ですが、企業活動としても利点があります。まずは消費者や投資家に対するイメージアップです。SDGsに対する世界の関心は高まっており、各企業の取り組みが好印象・悪印象につながるような状態です。良い取り組みをすればそれだけ評価も高まり、株価の上昇や資金を調達できる可能性が期待できます。

またSDGsに取り組むことで環境の保全につながる新しい商品やサービスの開発など、ビジネスチャンスの発見につながるかもしれません。さらに昨今は就職先に対して企業のSDGsに対する取り組みに着目する求職者も少なくないため、意欲的な社員の採用も見込めます。

ただし、表面的な取り組みに終始しないよう注意が必要です。企業的なメリットばかりを追求するようでは、顧客やステークホルダーからの信頼は勝ち取れないでしょう。

ペーパーレス化の実現とSDGs貢献の関係性

ペーパーレス化は紙資源の保存だけでなく、製造・廃棄時のエネルギーコスト削減や原材料の節約にも貢献できます。SDGsの中では特に目標12「つくる責任 つかう責任」、目標13「気候変動に具体的な対策を」、目標15「陸の豊かさも守ろう」と密接に関係しています。具体的な内容について以下の表にまとめました。

（SDGs CLUB |日本ユニセフ協会（ユニセフ日本委員会）より引用し、独自に作成）

DXを推進するためのポイント

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、インターネットを始めとしたデジタル技術によって業務の仕組みそのものを改革していくことです。ペーパーレス化を通じてDXを推進する際のポイントについて以下で紹介します。

目的を明確にする

DXは単なるIT化とは異なります。デジタル技術を通じた仕事の進め方や会社の体制そのものの変革を指すため、DXによって目指すべき場所を最初に明確にする必要があります。目的を意識することで変えるべきポイント・現状を大切にすべきポイントが区別できるだけでなく、自社に適した方法も見つかるでしょう。

ペーパーレス化を軸にDXを進める場合も同様です。現状の課題点を洗い出し、現実的な手段や手順を検討するステップが必要でしょう。DXは近年注目を集めるテーマではありますが、短期間で一気に進めるより時間をかけて少しずつ行う方が最終的な無駄を減らして改革を進められるはずです。

社内全体でDX推進の意識を高める

DXは既存のシステムの変革も含むことから、一朝一夕には完遂できません。経営部から一社員まで、それぞれがDXに対して関心を払い、自分にできることから始める必要があります。そのためには、先ほど決めた目的を一部署・一個人ではなく会社全体で共有することも重要です。

経営層や管理職には、部下が取り組めるよう社内のDXを率先して牽引していくことが求められます。例えばペーパーレス化で言えば後述するリソースの確保や、システムの導入などが考えられます。不明点をなくし積極的な意見を採用できるよう社内説明会を開くなどし、DXを推薦しようという意識の共有・共感を目指しましょう。

DX推進のためのリソースを確保する

DXは規模的にも期間的にも大規模なプロジェクトですので、本業を阻害しない別の予算をあらかじめ確保しておくことも肝心です。短期的には好調な部署から余った資金を流用することが手軽な対抗策となります。すぐには大規模な予算を組めないようであれば、まずは既存の予算配分を組み替えて小さなところから始めていくことも一つの手です。

さらに、予算だけでなく人員の確保も不可欠です。しかし、近年は多くの企業がDXに意欲的なため、市場にDX人材が不足している状態です。もし社内に十分なDX人材がいない場合は育成によって中長期的な確保を目指したり、フリーランスなど外部の人員にアウトソーシングを依頼したりすると良いでしょう。

DX推進の体制を整える

DXのやり方は一つではありません。このため、目的の策定時に自社に適した体制についても検討する必要があります。具体的な方法は以下のとおりです。なおこれらもあくまで例のため、複数のプランを組み合わせたり一部を変更したりして、最も適した形を模索しましょう。

・従来のIT部門の業務を拡張する
・各部署でDX推進部門を立ち上げる
・DX専門の部署を立ち上げる　など
まず従来のIT部門を拡張するメリットとしては、既存の部署を活用するため新しく立ち上げるよりも他部署とスムーズにやりとりできる点です。しかし既存の枠組みを越えられず小規模なIT化にとどまってしまうリスクもあります。各部署でそれぞれDXの部門を立ち上げる場合も同様です。

DX専門の部署であれば既存の体制に縛られない立場から革新を進めることが可能です。反面、他の部署との連携は難しくなりますので、経営層などからフォローを入れることが重要でしょう。

DX推進に役立つツールを導入する

DXは文字どおりデジタル技術の導入が欠かせません。まずは導入が容易なツールから試し、社内の意識改革を目指しましょう。例えばペーパーレス化を念頭に置くなら文書管理システムや電子帳票の配信システムなどが考えられます。デバイスの面で言えばタブレットやスキャナーなどが挙げられるでしょう。

こうしたデバイスやシステムを導入する際は、特に以下の3つの点に留意しましょう。

・DXの目的に合っているか
・操作がしやすいか
・業務効率化につながるか

まずDXの目的から外れているツールはいくら便利でも達成には役立ちません。次に操作があまりに複雑では社員から敬遠され、結果的に思うようなDXにつながらない可能性があります。目的に合致しており使いやすいツールであれば業務の効率化も十分目指せるでしょう。

まとめ

ペーパーレス化を実現すればSDGsへの貢献につながるだけでなく、DX推進の第一歩を果たせたことになります。近年のトレンドではありますが、安易に飛びつくのではなく意義や目的を見極めた上でチャレンジすることが重要です。ビジネスチャンスの創設だけでなく、企業としての務めを果たすためにも欠かせない課題でしょう。

DX推進のためには十分なリソースの確保や体制の構築・ツールの導入などが欠かせません。コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、帳票書類を電子化してWeb上での送信できるため、ペーパーレス化やDX推進に役立ちます。

帳票書類の発行や保存を効率的に行えるため、業務効率化にもつながるでしょう。さらに郵送やFAXでの書類送信もできることから、取引先に合わせた送付方法を選べます。ペーパーレス化の実現に向けて、ぜひ導入をご検討ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）