社内DXの進め方を4つのステップで解説！浸透させるためのポイントとは？

日本では、企業におけるDX推進の動きが加速しています。一方で、DXを進める必要があると認識しているものの、何から始めたら良いかわからず、途方に暮れている経営者や担当者の方も多いかもしれません。

まだDXに取り組んでいない場合は、業務の一部をデジタル化する社内DXから始めてみましょう。今回は、社内DXの進め方や浸透させるためのポイントなどを解説します。社内DXを始めるために具体的に何をすれば良いかが分かるので、ぜひ参考にしてください。

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社内DXは変革の第一歩

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、データやデジタル技術の活用により、顧客の視点で新たな価値を創造することです。DXを実現するためには、ビジネスモデルを変革しなければなりませんが、そもそもDXの基盤が整っている企業はどちらかといえば少数派です。全社で足並みを揃えられることがベストですが、難しければできるところから始めましょう。

一部の業務にDXを取り入れる社内DXであれば、短期的にプロジェクトを進められるため、比較的簡単に始められます。社内DXで一定の成果を残せればDXによる効果を実感でき、全社的にDXを導入する足掛かりになるかもしれません。始めは小さなスタートでも、進めていくうちに徐々にDXの基盤が整ってくるでしょう。

社内DXを進める重要性とは

社内DXを進めることで、各方面に良い影響を及ぼす可能性があります。これまで抱えていた課題を改善、解決できるケースも少なくありません。具体的にどのような影響があるのか、詳しく解説します。

生産性の向上

デジタル化することで業務を効率的に進められ、生産性の向上につながる可能性があります。デジタル化により効率化できる業務の一つが、請求書発行・送付業務です。

従来は経理部門が他部門から報告を受けて請求書を発送・送付していましたが、これらを手作業で進めると時間がかかります。経理部門では月初や月末は請求書の発行・送付に時間を取られ、他の業務が止まってしまうことも珍しくないでしょう。また手作業ではミスも発生しやすく、送付先が多いほど紙代・郵便代もかさみます。

しかし請求書の発行・送付をシステム上で実行できれば、ミスを減らせる上に紙代や郵便代もかかりません。業務にかかる時間・コストを減らせ、コア業務に専念できるようになります。

BCP対策

社内DXの推進は、BCP対策としても有効です。BCPとは、「災害などの緊急事態における企業・団体の事業継続計画」のことです。災害が起きても会社の業務を続けるために、方法や体制を整えておく必要があります。

災害や感染症の流行により社員が出社できなくなれば、事業継続が困難になり企業にとって大きな損失が生じるでしょう。そのため、災害や感染症などの緊急事態が起きても会社の業務を続ける方法・体制としてBCP対策を考えておくことが重要です。

DXの一環としてクラウドサービスを導入すればオフィス以外の場所で業務を進められるため、BCP対策として有効です。例えば、経理部門であれば電子帳票配信システムを導入することで、社外からでも経理業務を進められるようになります。

働き方改革の推進

社内DXの推進は、働き方改革の推進にも役立ちます。

代表的な例が業務を進める場所を選べることです。従来はオフィスに出社して進めることが前提だった業務でも適したシステムを導入することで、オフィス以外の場所で進めることが可能です。自宅やシェアオフィスで仕事をすることもできるため、育児や介護と仕事を両立したい従業員のニーズに応えられます。

また勤怠管理や社内コミュニケーション、業務の進捗管理にも対応できるシステムの導入も有用です。会社のどこで問題が生じているのかをデータで把握できるため、改善策を考える上でも役立ちます。業務の自動化により社員が過度なストレスを感じず、長い間仕事を続けられる体制づくりにも効果が期待できるでしょう。

DX推進の基盤整備

本格的なDXを始める前に、まずは社内でDXを推進しやすい環境を整えなければなりません。コミュニケーション基盤の構築、セキュリティ対策、データ活用基盤の整備・運用などが必要になります。一朝一夕でできることではないので、少しずつ整備しながら、徐々にDXに対する意識を高めていきましょう。

なお、基盤整備を含めたDX業務の推進をどの部門が担うかは、以下の3パターンが考えられます。

社内DXの進め方4つのステップ

社内DXを進めるにあたり、まずは目的を明確化する必要があります。その上で、社内環境の整備や業務プロセスの見直しを行い、DXの範囲を徐々に拡大させていきましょう。ここでは、それぞれのステップについて、詳しく解説します。

1.目的の明確化

まずは経営層がDXを進めることでどのような変革をもたらしたいのかといったビジョンを明確にする必要があります。目的が明確になっていないと、DX推進の方向性が定まらず、スムーズには進みません。

例えば、目的が生産性の向上なのか、社員のワークライフバランス実現かによっても、やり方は全く異なるでしょう。すべてを一気に進めることは難しいため、目的を明確にした上で優先順位をつけて取り組むことが大切です。

さらにビジョンが明確になったら、全社員に共有し、DX推進に向けた体制を整えていく必要があります。実際に業務に携わる社員の協力なくしては、社内DXは遂行できません。DXに対する社員の意識を変えることで、スムーズに進められるようになるでしょう。

2.社内環境の整備

より具体的な行動として、社内環境の整備を進めていきます。そのためにも、以下のことを明確にすることが大切です。

・誰が担当するのか
・どの業務を対象にするのか
・どのような知識が必要なのか

まずは担当者を決めないと先に進みません。DX推進の担当者がリーダーとなり、対象とする業務を決めていきます。さらにDXを進めるにあたり、どのような知識が必要なのかを明確にする必要があるでしょう。

また社内DXへの理解度は社員によってもまちまちです。そのため、社内DXに関する情報を発信し、社内研修や必要な人材確保を進める必要があります。これにより、社内DXに対する社員の理解が深まり、DXに取り組みやすい環境の整備が可能です。

また社内DXの足掛かりとして、ビジネスチャットやワークフローシステムなどを導入し、オンラインで業務を進められる環境を整えておきましょう。

3.業務プロセスの見直し

社内環境の整備が進んだら、業務プロセスの見直しを行います。従来は手作業で行っていた業務を少しずつデジタル化できないかを検討しましょう。ここでのポイントは、手軽に取り入れられることから始めていくことです。具体例としては、以下のような取り組みが考えられます。

・紙の書類のデータ化
・契約手続きの電子化
・定型業務の自動化
・書類のデータ保存
・インターネットバンキングの利用

これらの業務は、大がかりなシステムを導入しなくても十分デジタル化が可能なものです。大がかりなシステムを導入すると、業務の進め方を大きく変えなければなりません。通常業務を進めながらDXに取り組む必要があるため、スムーズに進められるように事前準備をしておくことが大切です。

4.DXの範囲拡大

一部の部門・業務での社内DXが軌道に乗ってきたら、徐々に社内に浸透させていきましょう。成功例があれば、社員の理解や協力も得やすくなります。

また業務の効率化が進み、より生産性に貢献できる業務に専念できるようになるでしょう。例えば、請求書の作成から送付までシステムで一気通貫で行えれば、担当者間でのやり取りやチェック、印刷・封入などの作業が大幅に減らせます。

さらに業務効率化のアイデアを出しあうことで、新しいビジネスモデルの構築にもつながるかもしれません。しかし、ビジネスモデルのアイデアは具体化できなければ意味がないので、形にできるよう内部人材の育成や外部人材の活用も検討しましょう。

社内DXを浸透させるためのポイント

社内DXを浸透させるためには、経営者のリーダーシップが必要です。また計画的に取り組んでいくことで、徐々に浸透させていく必要があります。ここでは、社内DXを浸透させるためのポイントを紹介します。

経営者が率先して進める

社内DXを浸透させるためには、経営者が率先して進めることが大切です。業務のDX化は、これまでの業務のあり方を大幅に変えてしまう取り組みであるため、推進するためには経営者の強いリーダーシップが欠かせません。

経営者が具体的なビジョンとして社員にDXの必要性を伝えられなければ到底成功しないでしょう。特に中小企業においては、経営者のリーダーシップが求められる傾向が顕著です。

また前提として、経営者自身がDXの重要性について認識する必要があります。DXについて理解できないと目的も明確にならないため、セミナーへの参加やコンサルタントへの相談などで情報収集しましょう。

身近なところから始める

最初からすべてを変えようとするのではなく、まずは身近なところからDXを進めていきましょう。社内DXを早く進めたいからとツールや業務プロセスを大幅に変更すると、現場に過度な負担がかかります。混乱を招くだけでなく、現場からの反発にもつながるので注意が必要です。

すでにDXに取り組んでいる企業でも、身近なところからDXを取り入れ始めたケースが少なくありません。個別業務のデジタル化や既存データの活用など、小さな取り組みから社内DXを進めていくことで、徐々にノウハウが蓄積していきます。成功事例を次に活かすことで、少しずつDXが浸透していくでしょう。

DXは一朝一夕で完了することではないので、試行錯誤をしながら業務プロセス全体の見直しを進めていくことが重要です。

デジタル人材を確保する

デジタル技術や経営に関する知識が豊富な人材の確保も、社内DXを推進する上では欠かせません。社内にふさわしい人材がいれば問題ありませんが、確保が難しいケースも考えられます。そのような場合、外部から採用するか、社員を育成するかのどちらかを選ばなければなりません。

社員を育成する方法で進めるなら、外部からの支援を通じて社内にノウハウを蓄積し、育成に取り組むことになります。デジタルやITに苦手意識がなく、積極性と責任感のある社員が望ましいでしょう。

また外部から採用するなら、他社で社内DXに携わった経験があることを条件にしましょう。できれば同じ業界での経験を持つ候補者であれば、即戦力としての活躍が期待できます。

ビジネスモデルの変革を進める

社内DXがある程度進んだら、ビジネスモデルや組織文化の変革にも着手しましょう。DXに取り組む過程で、組織全体がデジタル技術やデータ活用に対する理解が深まります。結果として組織全体がデジタル技術の活用により社会的な変化や顧客ニーズにいち早く対応できるようになるでしょう。

しかし社内的な変化や顧客ニーズをつかみ取れたとしても、その変化を受けて行動できなければ企業の利益には結び付きません。意思決定に要する時間を短縮したり、トップダウンではなくボトムアップも取り入れたりするなど、ビジネスモデルや組織文化を変えていくことも重要になります。具体的な取り組みは、コンサルタントとも相談しながら進めましょう。

中長期的な視点で取り組む

社内DXを進める際は、中長期点な視点で取り組みましょう。クラウドサービスの導入やシステムの刷新などをすれば、すぐに業務上の課題が解決するというわけではありません。

システムを新しくしたら不具合が起きたり、当初は予想もしていなかったタスクが増えたりなど新たな課題も出てきます。また社内DXに対応できるだけの知識・経験を持つ従業員がいない場合は、新規採用および育成のいずれかで確保することを考えなければなりません。

業務プロセスの見直しや社内システムの現状把握、課題設定、人材の確保や育成まで、取り組むことが重要です。すぐに業務プロセスの見直しをしようと考えずに、一つひとつの課題を地道に解決していきましょう。

伴走支援者の協力を得る

社内にDXに関する知見がある人材がいない場合は、伴走支援者の協力を得ることも重要です。特に中小企業の場合は、DXの推進を経営者や社内の人材だけで行うのは難しいケースがあります。外部のコンサルタントなどに相談し、相性が良ければ伴走支援者になってもらうことを検討しましょう。

また外部の第三者が入ることで会社を客観視できるため、経営者が会社の抱えている課題に気付きやすくなる可能性もあります。外部伴走支援者の協力のもと、社内DXを成し遂げるためには、まずは経営者自身がDXを進める上での将来のビジョンを明確にしましょう。明確なビジョンがあってこそ、外部伴走支援者とのやり取りが実のあるものになります。

身近なところから始める社内DXの例

すでに触れたとおり、社内DXは身近なところから少しずつ始めることが望ましいでしょう。ここでは、比較的ハードルが低い方法をいくつか紹介しますので、社内で取り組む際の参考にしてください。

書類のデータ化

紙で保管していた書類をデータ化すると、業務効率化や保管スペースの削減につながります。従来のように紙の書類を年度・種類別にファイリングするのでは、探している書類を見つけにくい上に保管スペースも必要です。

しかし、データ化することで検索性の向上や保管スペースの削減につながります。必要な書類がすぐに見つかる上に、保管場所も取りません。

なお、紙をデータ化するには、スキャン機能やOCR処理を活用する方法があります。大量の書類をデータ化したい場合には、データ化を専門に行っている業者へ依頼することも一つの方法です。

クラウド上での情報共有

クラウド上での情報共有も、社内DXにおいては有効です。データ化した書類はクラウドストレージで保管すれば、情報共有がしやすくなります。離れて仕事をしている人に同じ書類を見てほしい場合は、クラウトストレージ内の保管場所を伝えれば簡単に共有できます。

またログイン情報が必須になるため、セキュリティが向上することも大きなメリットです。閲覧できる人が限られることから、紛失や情報漏えいのリスクも低減できます。

ビジネスチャットの導入

社内DXを進めるために不可欠なアイテムの一つがビジネスチャットです。ビジネスチャットを使えば気軽にメッセージを送信できるので、コミュニケーションの活性化にもつながります。特に、リモートで仕事をしているメンバーがいる場合、直接話しかけられないため、ビジネスチャットがあるとコミュニケーションを取りやすいでしょう。

また過去のやり取りをさかのぼって確認することもできます。情報共有やタスク管理にも活用できるので、業務の効率化にも役立つでしょう。

電子印鑑の活用

電子印鑑の活用も社内DXにおいては重要です。通常の印鑑が持つ問題点として、時間と手間がかかることが指摘されています。書類に押印するには、出社したり紙に印刷したりする必要があるためです。リモートワーク中であるにもかかわらず、押印のためだけに出社するという事態も起こりえます。

しかし、電子印鑑であれば、このような手間は一切かかりません。紙でやり取りしていた業務をオンライン上で完結できるので、時間と手間が大幅に節約できます。

帳票書類のデジタル化

帳票書類のデジタル化は、特に経理部門における社内DXとして行うべき取り組みの一つです。経理ではデータ入力や書類作成、請求書の送付など、さまざまな業務で手作業が多く発生します。時間がかかる上にミスも発生しやすく、担当者が不在だと対応できない業務が多いことも実情でしょう。請求書などの書類を外部に送るための郵送代もかかります。

しかし、経理業務をデジタル化すれば、業務効率化やコスト削減、属人化の解消などのメリットが見込めます。

まとめ

社内DXを進めるには、経営者のリーダーシップが重要です。経営者が自ら具体的な動きを起こさないと何も進みません。また実現するためには社内環境の整備や業務プロセスの見直し、人材育成なども必要です。一朝一夕で完了することではないため、まずは身近なところから始めることをおすすめします。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、社内DXの推進に役立つシステムの一つです。注文書や見積書、契約書などの書類を電子化してWeb上で送信し、各部門の業務効率化につなげられます。郵送やFAXでの送信もできるため、状況によって送信方法を選べる上に、自宅からの送付も可能です。

身近なところから始める社内DXとして、ぜひ導入をご検討ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）