経理がテレワークできない理由とは？テレワークを行う具体的な準備は何をすれば良いか

2020年初頭から日本を含めた世界中で新型コロナウイルス感染症が流行し、テレワークの導入に舵を切る企業も多く現れました。しかし、経理業務だけはテレワークができないという会社も珍しくなかったようです。

経理担当が抱える業務がテレワークでの対応が難しい、という点が原因として挙げられます。

そこで本記事では、経理がテレワークできない理由や具体的な準備について、詳しく解説します。テレワークを進める上での課題や解決策が分かるので、ぜひ参考にしてください。

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経理がテレワークできない理由とは

経理業務は、紙の書類を扱うことが多い傾向にあります。また、経理業務で扱うデータは慎重に管理しなければなりません。そのため、経理ではテレワークが進んでいない状況です。ここでは、経理がテレワークできない理由を詳しく解説します。

紙媒体の業務がある

経理業務の特徴として、紙媒体で進める前提の業務が多いことが挙げられます。請求書や納品書などの発行を紙媒体で行っている企業は珍しくありません。紙で発行している場合、請求書などの帳票の印刷・郵送が必要になるため、オフィス以外の場所で作業することが難しいでしょう。

また取引先が請求書を紙で送ってくる場合、受け取りや確認のために出社せざるを得ないこともあります。たとえ社内で発行する請求書などの帳票がデータ化されていても、取引先がデータ化に対応していなければ、テレワークの導入が進まない原因になります。

書類への押印が必要になる

請求書などの帳票への押印が必要になる業務が多いことも、テレワークを難しくしている要因といえます。取引先に送付する請求書や見積書、旅費交通費の申請書や経費精算書など、上長の承認印が必要な書類は多くあるでしょう。

実際に上長に承認印を押してもらわなければならない以上、書類の受け渡しをするために出社せざるを得ません。出張や外出が多い上長の場合、タイミングが合わず承認がなかなか進まないことも考えられます。

セキュリティ対策が十分でない

十分なセキュリティ環境が整っていないことも、経理においてテレワークが進まない原因です。経理で扱う請求書などの帳票や財務情報などは会社のお金の流れが分かる情報であるため機密扱いになっていることが多く、外部への持ち出しができません。

また書類の紛失や機密情報の漏洩、誤操作によるデータの削除など、セキュリティ面でのリスクが大きいといえます。相応の環境で業務を進めなければならないため、テレワークの導入が進まないのが実情です。

経理でテレワークを導入するメリット

経理業務をテレワークで進めることには障壁があるものの、テレワークには企業と社員双方にメリットがあります。そのため、経理でテレワークの導入を進めている企業も増えてきました。ここでは、経理でテレワークを導入するメリットを解説します。

社員のワークライフバランスが充実する

テレワークを導入するメリットの一つとして、社員のワークライフバランスの充実が期待できることが挙げられます。テレワークを導入すれば、通勤時間を削減し、プライベートな時間に回せます。子育て中の従業員は、子どもと過ごす時間も増やせるでしょう。

さらに、身支度を整えればそのまま自宅で仕事を始められるため、通勤によるストレスが緩和されることから、心身ともに健康な状態を維持しやすくなります。結果として業務効率が良くなり、生産性向上も見込めるでしょう。

コストを削減できる可能性がある

企業にとっても、テレワークを導入することでコストを削減できる可能性があります。企業が負担する従業員の通勤費は、オフィスに出勤する従業員が多いほど金額が増えるためです。また、オフィスの賃料や設備費の他、書類の印刷費や郵送費もかかります。

テレワークを導入すればこれらのコストを完全にゼロにはできなくても、大幅に削減できるはずです。テレワークで必要になるシステムなどの導入費を鑑みても、長期的にはプラスになる可能性が高いでしょう。

緊急時でも業務を遂行できる

テレワークの導入を進めておくことで、緊急時でも業務を遂行できる体制を整えられます。例えば、東日本大震災クラスの激甚災害やテロなど予期せぬ事態が発生した場合に、従業員を出社させるのは極めて難しいです。無理に出社させると事故に巻き込まれる恐れもあります。オフィスが被害を受ける可能性もあるかもしれません。

一方で、業務を停止させると損失になるため、できるだけ業務の完全停止は避けたいところです。テレワークであれば自宅やオフィス以外の場所で業務を進められる可能性があり、危機管理という意味でもプラスになります。

人材を確保しやすくなる

人材を確保しやすくなることも、テレワークの導入によるメリットです。育児や介護、病気治療などの理由で出社できない場合でも、テレワークであれば仕事を続けられる可能性があるでしょう。仕事を続けやすい環境が整うことで、人材の定着化にもつながります。

また通勤の負担が減るため、引越しでオフィスが遠くなった場合でも仕事を続けることが可能です。テレワークで業務をすることを前提に募集をすれば、遠方に住んでいる優れた人材を採用できる可能性もあります。

業務フローの改善につながる

テレワークの導入は、業務フローの改善につながります。非効率と思われる業務の進め方でも、改善することは簡単ではありません。従来のやり方を惰性で続けているケースも少なくないでしょう。

しかし、テレワークを導入するためには、業務のデジタル化やペーパーレス化が必要になります。進めていく過程で業務全体を見直し、非効率な部分の洗い出しをすることが欠かせません。テレワーク導入の結果として、非効率な業務の改善も可能になります。

経理のテレワーク化に向けた具体的な準備

経理をテレワーク化するためには、事前の準備が重要になります。業務内容や業務フローの見直しも必要です。ここでは、経理のテレワーク化に向けた具体的な準備について解説します。

業務内容を整理する

最初に、経理業務の内容を整理し、テレワークができるものとできないものに分けましょう。すべての業務を一気にテレワーク化するのは難しいので、まずはできるところから始めることが現実的です。

例えば、帳票書類の作成やデータ入力、部門内でのコミュニケーションなどはクラウド型の業務ソフトやチャットツールを使えば社外でも対応できます。一方で、請求書の印刷や発送、書類の保管、押印などはペーパーレス化していないと難しいでしょう。

業務フローを見直す

業務内容の整理ができたら、テレワークでも業務が進められるように業務フローを見直しましょう。

具体的な施策として、業務上のやり取りや承認のワークフローシステムへの移行が挙げられます。ワークフローシステムの導入により、書類を用いて相手のところに出向く手間が省けるでしょう。

また他のメンバーや上長へ連絡をするためのツールとして、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールの導入も必要です。ツールがあればWeb上でやり取りできるため、テレワークでも連絡が取りやすくなります。

ペーパーレス化を進める

業務を徐々にペーパーレス化していくことも、テレワークを進めるには重要です。

例えば、経理関係の書類はスキャナーやOCRなどを活用してデータ保存しましょう。クラウド上で保管すれば、自宅など任意の場所から参照できます。

また請求書の発送・受け取りも電子的に実行できれば、印刷・郵送も不要です。出社する必要がなくなり、印刷代・郵送代などのコストも減らせます。他にもペーパーレス化できる余地がないか、他部門とも話し合ってみると良いでしょう。

決済手段を電子化する

決済手段の電子化もテレワーク推進において重要です。銀行の窓口での手続きは時間がかかり、防犯上も好ましくありません。銀行の支店によっては、法人向け業務を行っていないケースもあります。

しかし、インターネットバンキングを利用して振り込みや残高照会をすれば、自宅からでも問題なく業務が進められるでしょう。またクレジットカード決済に移行したり、電子記録債権（でんさい）を積極的に利用したりすることも有効です。

クラウドサービスを導入する

クラウドサービスの導入も積極的に検討しましょう。従来のように社内で管理しているサーバー内で動作するシステム（オンプレミス）を使う場合は、出社する必要がありました。

しかし、クラウドサービスを活用すれば、社外からでもシステムにアクセスできるようになります。経費精算や入手金管理、請求書の発行や送付まですべてクラウドサービスを通じて行えるので、どこからでも仕事を進められることが大きなメリットでしょう。

社内制度を見直す

テレワークの導入に伴い、社内制度を見直す必要も出てきます。

テレワークの導入における大きなハードルの一つが、オフィス勤務する人とテレワークをする人の間の不公平感です。不公平感を解消するためにも、業務の進捗状況を可視化できるツールの導入、達成率や成果物を元にした評価制度の導入などが求められます。

また勤怠管理システムを導入することもおすすめです。勤怠管理システムを導入すれば、社外でも勤怠管理をできる体制を整えることができます。

セキュリティ対策をする

経理業務をテレワーク化するには、セキュリティ対策も欠かせません。セキュリティシステムやウイルス対策ソフトの導入、パスワードの管理など、基本的なセキュリティ対策を徹底しましょう。ウイルス対策ソフトやアプリケーションなどは常に最新の状態に更新しておく必要があります。

さらにセキュリティを強固にするためには、ルールを決めておくことも重要です。業務以外にパソコンを使用しない、他人とアカウントを共有しないなどのルールを作り、従業員に周知徹底を図りましょう。

運用ルールを決める

テレワークを実施するにあたり、運用ルールを定めておくとトラブルを減らせます。例えば、以下の条項を盛り込み、運用ルールとしてまとめましょう。

・テレワークの業務範囲や対象となる従業員
・テレワークの申請と承認の方法
・テレワーク時の就業場所
・業務連絡や報告の方法
・テレワーク時に発生した費用の負担

運用ルールは時間の経過とともに実態にそぐわない部分が出てくるかもしれません。一度決めたからと固執せず、柔軟に見直していきましょう。

経理業務におけるテレワーク導入のポイント

経理業務においてテレワークを導入する際、スムーズに進めるためにはいくつか押さえるべきポイントがあります。具体的なポイントとして、以下の3つを解説します。

段階的に進める

テレワークへの移行は、段階的に行いましょう。それまで出社して進めていた業務を自宅からテレワークで進めるとなると、業務フローが大幅に変わります。従業員全員がテレワークにスムーズに移行できるとは限りません。混乱が生じる恐れもあるため、様子を見ながら進めていくことが大切です。

混乱が生じないよう段階的に導入し、少しずつテレワーク対応の業務を増やしていきましょう。進める中で出てくる課題を一つずつ解決していくことが重要です。

取引先の了承を得る

テレワークの推進にあたっては、取引先の了承も不可欠です。請求書や納品書など帳票書類の発行、送付を電子化するには、取引先との調整が必要になります。企業によっては紙での発行を希望する場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。

また紙での発行を希望していた取引先でも、帳票書類の発行・送付を電子に切り替えることは考えられます。負担を感じさせない程度に定期的なヒアリングをすることも効果的です。

目的に合うシステムを導入する

テレワーク導入の目的や実態に合ったシステムを導入することも、テレワークの推進には不可欠です。経理業務のシステムはさまざまな会社が扱っているため、比較検討して選びましょう。特に、以下のポイントには着目してください。

・対応できる業務範囲
・サポート体制
・機能性
・コスト
・電子帳簿保存法やインボイス制度への対応

試用版があれば使ってみると参考になります。本格導入する前に機能や使い勝手を確認しておくと良いでしょう。

まとめ

経理でテレワークを導入するには、業務フローの見直しやペーパーレス化などの事前準備が必要になります。業務内容を整理した上で段階的に進めていきましょう。またシステムを導入する際は、目的や業務フローに合ったものを選定することが大切です。

テレワークの導入には、コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』がおすすめです。帳票書類を電子化してWeb上で送信できるため、社外からでも対応が可能となります。また取引先の要望に応じて郵送やFAXでの送付にも対応可能です。帳票書類の発行や電子帳簿保存法に対応したデータ管理もできるため、経理業務のテレワーク化を進める際にぜひご利用ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）