請求書発行代行サービスとは？選定での注意点や導入の流れを解説

請求書の発行や送付、代金回収は経理業務の中でも時間と手間のかかる作業です。基本的に毎月作業が発生するため請求件数が多いほど負担が大きく、コア業務に集中できないという声もよく聞かれます。請求書発行にかかる負担軽減のため、請求書発行代行サービスの利用を検討しているケースもあるでしょう。

請求書発行代行サービスを活用すれば、請求書の発行や封入、発送、代金回収などの業務を外部に委託することが可能です。今回は請求書発行代行サービスとは何か、選定する際の注意点や導入の流れなどについて解説します。請求書の発行業務をよりスムーズに行いたいと検討しているなら、ぜひ参考にしてください。

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請求書発行代行サービスとは

請求書発行代行サービスの業務範囲は、請求書の発行・発送を請け負う他、代金の回収や与信審査など多岐にわたります。具体的な役割は各代行サービスによって異なりますが、ここでは業務内容の一例について紹介します。

請求書の発行・送付業務

請求書の発行・送付業務の代行サービスには、外部委託（アウトソーシング）と自分でシステムを利用する方法の2種類があります。今まではアウトソーシングでの依頼が一般的でしたが、デジタル化が進んだことで近年はシステムの活用も増えてきました。

アウトソーシングの場合は請求代行を請け負う業者に依頼しましょう。発送代行を専門としている会社もあれば、税理士事務所や経理事務所が兼任してくれるケースもあります。また最近はフリーランスの事務とオンラインでマッチし、クラウド上で書類をやり取りするサービスもあるようです。

システムを利用して発行・送付する場合は厳密には代行とは言えませんが、代行サービスを利用した場合と同様に封入や郵送作業にかかる手間を大きく減らすことができます。この場合は、社内の担当者が請求書発行システムなどを利用して各種帳票類を作成し発行する仕組みです。

代金の回収業務

請求書発行の代行サービスの中には、顧客からの代金の入金確認や回収を請け負ってくれる業者もあります。請求書で伝えた金額は原則として期日までに振り込んでもらうものですが、さまざまな事情によって入金が滞ったり実際の着金まで時間がかかったりするケースもあるでしょう。

売掛金の未回収に対して都度督促をかけることが多く発生する場合、現場の負担になってしまいます。そこで代金の回収業務も外部に委託することで、入金を確実にすると同時に現場の負担を減らすことが可能です。督促や取り立て以外にも未回収や貸し倒れ債権の保証をするサービスもあるなど、業務範囲はサービスを提供する業者によって異なります。

与信審査にかかる業務

与信審査とは、取引先に対して支払い能力があるか信用度を確認する審査です。実際の売買と着金の間に時間がかかる掛け売りや、身近な例ではクレジットカードの審査でも実施されています。与信審査を行うことで、売掛金の未回収や貸し倒れのリスクを軽減することができます。

代行サービスの中には与信審査を請け負っているケースもあるため、もし掛け売りでのやり取りが多い場合は検討しても良いでしょう。特に効果を発揮するのは多くの取引先と掛け売りでやり取りするケースです。取引先の決算書などを確認する必要があるため与信審査には時間がかかりますが、代行業者に依頼することで時間的なロスを減らすことができます。

うまく活用すれば、社内担当者の負担を軽減できるでしょう。

請求書発行代行サービスを利用するメリット

取引先が多い企業の場合、請求書の発行・発送にかかるコストは決して小さいものではありません。請求書発行代行サービスを利用することで負担を軽くできる可能性があるでしょう。

業務負担を軽減できる

代行サービスを利用する一番のメリットは業務にかかる人的・時間的コストの削減です。今までは書類の確認や郵送の業務にどうしても人手を取られていました。こうした手間のかかる事務作業を代行業者に依頼することで、その分のコストを浮かせることが可能です。

もちろん代行サービスに依頼することで費用はかかりますが、コア業務に集中するための環境整備ができれば十分な費用対効果が期待できるでしょう。特に今後取引の件数が増えると予想される場合はコスト削減に有効な手段です。

未回収リスクを軽減できる

取引において売掛金を回収できないことは常に悩みの種となるでしょう。売掛金が支払い期日までに入金されなかった場合、自社の資金繰りにも影響します。また万一貸し倒れになれば、自社の経営状況の悪化を招く恐れもあるのです。

確実性の高い取引を続けるためにも、売掛金の回収や未回収金の保証サービスを検討するのも方法の一つです。未払い企業を督促する手間を減らすだけでなく、与信審査も含めればそもそも未払いを起こしかねない企業との取引を避けられます。

請求ミスの発生を防止できる

手作業による書類作成はどれほど注意したとしても数値の不備や同封書類の漏れなどミスの発生が避けられません。さまざまな取引先に書類を送る繁忙期であればなおさらリスクが高いでしょう。

代行サービスであれば繁忙期であってもミスの発生確率を下げることができます。もちろん人の手が関わっている以上ミスをゼロにすることは難しいですが、自社で扱うよりは削減できるでしょう。またシステムを使ったサービスであれば、計算間違いや入力ミスなどはツールの方が自動で修正してくれます。

インボイス制度への対応ができる

2023年10月に施行されたインボイス制度に対応するには、既存の請求書から書式を変更したり消費税の申告業務に取り組んだりする必要があります。法律の改正に社内で対応するには人的・時間的コストがかかりますが、インボイス制度に対応した代行業者に依頼すれば懸念点をクリアできるでしょう。

インボイス制度への移行は、2023年10月以降も対応に時間がかかることが予想されます。代行業者を利用して先んじて対応を進めることで、今後のビジネスにもプラスになるでしょう。

請求書発行代行サービスを選定する際の注意点

請求書発行代行サービスに依頼すればすべての課題が解決する訳ではありません。特に課題となるのが自社の希望や既存システムとのすり合わせです。注意すべきポイントを以下にまとめました。

業務範囲

先述のとおり、請求書発行の代行サービスは業務内容も形態もサービスを提供する業者によって大きく異なります。アウトソーシング形式にするかシステム形式にするか、もしアウトソーシングなら個人に依頼するか専門の法人に依頼するかなど、さまざまな観点から検討を進めましょう。

まず決める内容は依頼したい業務内容です。請求書の発行・発送だけを請け負うシンプルな形式か、代金回収や与信審査といった副次的なサービスもまとめて依頼するかを確認します。シンプルであればあるほど料金も安くなりますが、中途半端に導入すると逆に連携に手間がかかる恐れもあります。過不足のない依頼内容を目指しましょう。

次に、アウトソーシング形式かシステム形式かを選びます。それぞれのメリット・デメリットを見極めた上で、どちらにするか検討しましょう。

既存システムとの連携

システム形式で請求書発行サービスを利用する際は、社内ですでに導入しているシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。既存システムとの連携ができないと、システムを入れ替えなければならなくなり、かえって業務負担が重くなる恐れがあります。請求書発行代行サービスによって管理システムが異なるため、事前に確認が必要です。

同じ系列のサービスであれば共通のフォーマットを使っているため連携にかかる時間を減らせる他、顧客情報や販売情報を登録・管理する手間を減らせる可能性があります。システムを導入する際の業務負担や人的ミスの軽減にもつながるでしょう。

既存システムとの連携が可能かどうかは、請求書発行代行サービスを選ぶ際の重要な基準になります。

料金プラン

請求書発行代行サービスを継続で依頼・利用するなら、料金プランは事前の確認が必須です。大きく分けて初回利用時の費用の他、ランニングコストとして月額料金がかかります。買い切りの場合は月額料金が発生しませんが、基本的に月々支払いが発生するケースが多いでしょう。

料金プランも、数通ごとに料金が決まっている課金制と制限内であればいくらでも発行できる定額制に分かれます。自社の利用形態に合わない形式では結果的に余分なコストがかかるかもしれません。またWebサイトの情報だけでは詳しいことが判断できない可能性もありますので、実際に見積もりを取って比較検討することをおすすめします。

セキュリティ対策

請求書発行代行サービスでは取引先の情報や売上金額を扱うため、サービスを提供する会社には厳密なセキュリティ対策が求められます。アウトソーシング形式を利用する場合は、代行を請け負う企業のセキュリティ意識や今までの実績について事前にリサーチしましょう。

システム形式の中でも特にクラウド型サービスの場合は情報漏洩やハッキングのリスクが常につきまといます。いつでも、どこでもアクセスできる利点はありますが、こうした構造上の穴を突かれないようアクセス時の認識方式・権限設定・IP設定などを確かめましょう。

また個人情報の取り扱いやデータ管理に関するセキュリティ対策は十分かも確認しておくことが重要です。

請求書発行代行サービス導入の流れ

請求書発行代行サービスを導入するには、まず自社の課題点を洗い出してそれから課題に合致したサービスを探しましょう。具体的な手順や確認項目について以下で簡単に紹介します。

業務フローやタスクを確認する

具体的に依頼したい内容を明確にするためにも、まずは現時点での発行フローや課題点を洗い出しましょう。基本的には請求金額が決定したら、請求書の発行・送付を依頼し、入金確認をするといった流れになります。細かい点は企業によって異なるため、各担当者にも個別に確認が必要です。

次に、現在の業務フローにおける課題点を書き出します。例えば、請求書の発行件数が処理能力を純粋に超えている、ペーパーレス化が滞っている、発送のための承認が多く手間と時間がかかる、新しい法制度への対応でつまずいているなどが考えられます。業務フローやタスクを明確にすることで、請求書発行代行を選定する際の基準や依頼したい業務内容が明確になるでしょう。

請求書発行代行サービスを選定する

請求書発行代行サービスへ依頼することで、効率化できる業務の範囲を見極めます。その上で実際に依頼する内容が決まったら、複数の請求書発行代行サービスを比較検討しましょう。

業者を選定する際は、依頼したい業務範囲に合うかどうかを確認することが重要です。複数のプランがある場合は、その中から自社の依頼内容に合うプランがあるかどうかも検討しましょう。

もし万が一システムの利用を取りやめる場合、今度はフローを戻すにも手間がかかってしまいます。こうした余分なコストをかけないよう最初の段階で複数の会社から見積もりを取り、必要に応じて営業担当者にもヒアリングをして費用対効果の高いサービスを選定しましょう。

請求書発行代行サービス『@Tovas』の導入事例

コクヨ株式会社が提供する請求書発行代行サービス『@Tovas（あっととばす）』の導入により、業務効率化に成功した事例を3社ご紹介します。サービスの導入により、どのくらい業務効率化ができたのか着目してみましょう。

服部株式会社様の事例

服部株式会社は広告宣伝資材、旗、幕、のぼりなど、広告製品の輸入・製造・販売を手掛ける会社です。同社の課題は大きく分けて請求書発行件数の多さとそれに伴う人的・金銭的コストの重さでした。

同社は企画・デザインから製造までをワンストップで行えるユニークな形態をとっており、アクティブな取引先に絞っても2,000社以上の企業とのやり取りが発生していました。このため発行する納品書と請求書も月2,000通を超え、郵送を担当している事務の大きな負担となっていました。

『@Tovas』を導入しWEB配信に切り替えたことで誤送付の心配がなくなり、精神的なプレッシャーからも解放されました。また1通当たりの送付コストも20分の1に削減したため、同社では今後年100万円以上のコスト削減を見込んでいます。

株式会社大日ハンソー様の事例

株式会社大日ハンソーはコンベヤー部品、ポリカーボネイト製パイプなどの企画・設計を行う会社です。同社では近年取引先が増加したことにより帳票類が増加し、紙で取り扱っていたことから十分な保管スペースの確保が難しくなったという背景があります。他にも納品書や請求書の郵送業務が担当者の精神的な負担となっていたこともあり、真のペーパレス化を目指して『@Tovas』導入を決定しました。

導入後、郵送からWEB配信に切り替えたことで業務にかかる時間は60％削減・部材費などのコストも4分の1まで削減するなど、目覚ましい成果を上げることに成功しました。これには取引先の半数以上が短期間でデジタル帳票に同意したことも一因として挙げられます。デジタル化が進む昨今、取引先の意向に応えられたゆえの結果といえるでしょう。

住友ベークライト株式会社

住友ベークライト株式会社は、情報通信関連部品、医療バイオ関連などの最先端分野の他、半導体関連材料、電子部品材料、自動車用の金属代替プラスチックなどの製品を提供している会社です。同社における従来の支払通知書は三方を糊付けした専用の圧着はがきだったため、印刷・発送に通常以上の手間がかかっていました。

圧着はがきを辞め、FAX送信に切り替えを検討する中で、取引先のFAX番号を管理していなかったことが問題に上がったが『@Tovas』には取引先のFAX番号を収集できる「取引先招待機能」というものがあることを知り、採用に至りました。

『@Tovas』採用後は発送にかかるコストが低減したのはもちろん、これまで手が回らなかった取引先の情報整理もできるようになりました。年300時間・35万円以上のコスト削減が見込めるなど、導入によってさまざまな利点を得ています。

まとめ

請求書発行代行サービスを利用すれば、自社のコスト消費を抑えつつ請求書の発行や送付を行えます。単に請求書の発行・送付だけでなく、代金回収や与信審査などを行っているサービスもあり、上手に組み合わせれば請求業務の大幅な負担軽減につながるでしょう。また請求書発行代行サービスを導入する際は、業務範囲や既存システムとの連携、料金、セキュリティ対策などをよく確認する必要があります。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、請求書や納品書などの帳票書類を「WEB」「FAX」「郵送」で送付できるクラウドサービスです。取引先に応じた配信手段を選べるため、請求書の送付にかかる業務負担を軽減できます。サポートサービスが充実している他、郵送作業の代行も行っているため、請求業務の効率化を目指している場合にぜひご利用ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）