お役立ちページ
請求書の宛名は「御中」が正解?「様」との使い分けや注意点を解説

請求書の宛名は「御中」が正解?「様」との使い分けや注意点を解説

公開日:2024年1月25日 更新日:2024年2月1日

請求書とは、商品やサービスを提供した際に、対価を支払ってもらうために発行する書類のことです。請求書の書き方には法的な決まりはありませんが、宛名や請求内容は正確に記入しないとトラブルにつながる可能性があるため注意が必要です。

また請求書の宛名につける敬称には、「御中」と「様」がありますが、正しく使い分ける必要があります。本記事では、請求書の宛名について詳しく解説するので、発行・送付する際の参考にしてください。

請求書の宛名に付ける敬称:「御中」と「様」の使い分け

請求書の宛名に付ける敬称には「御中」と「様」があります。敬称を記載する際には、それぞれの使い方をよく理解しておくことが大切です。ここでは、「御中」と「様」をどう使い分けるのかについて解説します。

会社名の後は「御中」を使う

請求書の宛名を会社名もしくは「会社名+部署名」にする場合は、敬称として「御中」を使います。「〇〇株式会社 御中」「〇〇株式会社企画営業部 御中」と実際に書いてみると分かりやすいでしょう。企業だけでなく、公的機関や学校などに請求書を送る場合も同様です。

なお、御中の「御」には相手への敬意、「中」には組織・団体の構成員という意味があります。つまり、御中という言葉は組織や団体の構成員全員に対して敬意を表すために使うものです。

個人名の後は「様」を使う

一方、請求書の宛名が個人名の場合は、敬称として「様」を使うことが一般的です。例えば「送付先の部署名+担当者名」を宛名にする場合は、担当者名の直後に「様」を付けます。「〇〇株式会社 総務部経理課 経理課長 (個人名)様」と記載しましょう。

なお、相手が弁護士や医師など専門知識を有し、人を指導したり技術力を提供したりする職業に就いている場合は「先生」という言葉を使うケースもあります。敬称に「先生」を使用する場合は、「〇〇先生様」のように「先生」の後に「様」を付ける必要はありません。

請求書に宛名を書くときの注意点

請求書に宛名を書く際は、敬称以外にも注意すべき点があります。宛名は正しく記載しないと相手に失礼に当たるため気を付けましょう。ここでは宛名を書く際、具体的に注意すべき点をいくつか解説します。

送付先を確認する

請求書を送付する前には、取引先に送付先をよく確認しておくことが重要です。取引をする際にやり取りしていた担当者とは別の担当者に送付するケースもあります。そのため、事前に宛名をどのように書けば確実に受け取ってもらえるかを確認しておきましょう。

特に大企業の場合は部署や担当者名まで書かないと振り分けがうまくいかず、届くまでに時間がかかるケースもあるので要注意です。

また大量の請求書を送付する場合は、封筒に入れる際の封入ミスにも気を付けなければなりません。担当者を替えてダブルチェックするなど、綿密に確認しましょう。

正式名称で書く

請求書の宛名は、略さずに正式名称で記載しましょう。企業によっては、会社名をアルファベットで記載した表記のほうが広く知られていることもありますが、請求書には正式名称で書くことが一般的です。

株式会社を記載する際も、「(株)〇〇御中」「〇〇(株)御中」と略して書かずに、「株式会社〇〇御中」もしくは「〇〇株式会社御中」とするのが正式な書き方です。

また株式会社が社名の前につく前株なのか、後につく後株なのかもきちんと確認する必要があります。社名自体は同じでも、前株の会社と後株の会社が別々に存在することも考えられます。

「御中」と「様」は併用しない

会社名と担当者の個人名を両方記載する場合でも、「御中」と「様」は併用しない決まりです。つまり「株式会社〇〇経理部経理課御中(個人名)様」と書くと、間違っていることになります。

担当者名まで記載する場合は、「会社名+個人名+様」の順に記載することがルールです。先ほどの例でいえば「株式会社〇〇経理部経理課(個人名)様」が正しい書き方になります。

会社名と個人名の両方に敬称を付けた方がより丁寧だと、勘違いしないように気を付けましょう。

「殿」は基本的に使用しない

請求書を送る際の宛名には、基本的に「殿」は使いません。「殿」も「様」と同様、個人宛に使う敬称ですが、一般的には目上の人から目下の人(部下や生徒など)に対して使います。

そのため、取引先のお客様や上司など、明らかに目上にあたる人への書類や郵便物の宛名には「殿」は使わないと覚えておきましょう。また、昨今では「殿」を話し言葉として使うこともほぼないため、目下の人に宛てた文書でも「様」が使われることが一般的です。

請求書の宛名を正確に記載することが重要な理由

請求書は代金を期日までに支払ってもらう上で重要な役割を果たす書類です。そのため、金額や請求内容だけでなく、宛名の正確さも求められます。

請求書の宛名が正確に書かれていないと、担当者に届くまでに時間がかかったり、誤送付されたりするおそれもあるので注意が必要です。誤送付が起きてしまうと、取引先にお詫びをしたり、再送をしたりなどの手間と時間も余計にかかります。結果として、本来の請求書の締め日に間に合わず、代金の入金が遅れることもあるので細心の注意を払いましょう。

請求書に記載する項目

請求書自体に法律で決められた形式がある訳ではありません。しかし、一般的には以下のような項目を記載します。

・請求書の題目
・請求書の宛名
・発行年月日
・作成者の会社名
・請求金額
・振込先
・支払期限
・取引年月日
・取引内容

これらの内容を盛り込んで作成した請求書の例を紹介します。

請求書

発行日:2023年12月1日
伝票番号:12345
〒000-0000
〇〇県〇〇市
〇〇×-×-×
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様
発行日:2023年12月1日
伝票番号:12345

〒000-0000
〇〇県〇〇市
〇〇×-×-×
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇
電話:000-000-0000
E-Mail:xxx@yyy.co.jp

下記の通りご請求申し上げます。

ご請求金額 ¥330,000                振込先
〇〇銀行 〇〇支店
普通 56789 カ)〇〇〇〇
支払期日 2024年1月31日
取引年月日 品名 単価 数量 金額
2023.12.05 〇〇〇〇 300,000 1 300,000
合計 300,000
消費税額 30,000
合計金額/td> 330,000

代表的な必須項目について、さらに掘り下げて解説します。

請求書の表題

請求書の上部中央、または左上、右上に「請求書」「ご請求書」などと記載し、表題とします。請求書だと一目で分かるよう、太字で目立つ記載をすることが一般的です。表題のフォントは少し大きめにしてもよいでしょう。

請求書の宛名

表題の次に、請求書の宛名を記載します。会社名や部署名のみ記載する場合もあれば、担当者名まで記載する場合もありますが、どこまで記載するかは特に決まりはありません。取引先から指定があればそれに従いましょう。

発行年月日

表題の下、請求書の右上あたりに請求書を作成・発行した日付、場合によっては請求書番号も記載します。請求書を受けとった側の経理処理月に影響するので、日付の指定がないかも取引先に確認しておきましょう。

作成者の会社名

社名、部署名、連絡先など、請求書を発行した会社の情報を請求書の右上あたりに記載します。印鑑は必須ではありませんが、慣習上押印するケースが多いです。取引先から押印を求められたら従いましょう。

取引年月日・取引内容・取引金額

実際に取引をした日付、取引内容、取引金額を記載します。複数の取引があるなら、各々の取引内容を記載し、最後に小計、消費税、合計金額を記載することが一般的です。取引件数が多く複数枚に渡る場合は請求書番号の末尾に連番を振るなどの工夫をしましょう。

振込先・支払期限

請求金額の振込先と支払期限も、請求書には欠かせない情報です。振込先は銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義を記載しましょう。なお、支払期限は契約時に取り決めた期限を記載します。

適格請求書(インボイス)の宛名は?

2023年10月から適格請求書保存方式(インボイス制度)が導入されました。適格請求書(インボイス)とは、請求先に対して正確な適用税率や消費税額などの項目を記載した書類のことです。

インボイス制度の導入により、法人もしくは個人事業主が消費税の仕入税額控除を受けるには、適格請求書(インボイス)の受領・保存が必要になりました。

取引先からもインボイス制度に対応した請求書を発行するよう求められることがあります。以下の記載事項を満たす請求書を発行しましょう。

1.適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
2.取引年月日
3.取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
4.税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
5.税率ごとに区分した消費税額等
6.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称(請求書の宛名)

ここで注意しなければならないのが、インボイスの宛名です。法人に送る場合のインボイスの宛名は、担当者の個人名ではなく会社名でなければいけません。

なお飲食店や小売店、タクシーなど特定の事業所から受け取る場合は、適格簡易請求書(簡易インボイス)の交付が認められています。つまり、宛名が記載されていなくても、仕入税額控除を受けられると考えましょう。

請求書を郵送する際の封筒の宛名は?

請求書を郵送する際に、封筒の宛名はどのように書くかも知っておきましょう。正しい書き方を知っておけば、誤送付などのトラブルも防げます。請求書を確実に相手に届けるために、外脇付けの記載方法も紹介します。

宛名の書き方

請求書を郵送する場合は、封筒に宛先の住所、会社名、部署名、担当者名を正しく記載しましょう。住所は記入枠に合わせて郵便番号から記載し、その真下に住所を都道府県から記載します。

また会社名は請求書の宛名と同じく、正式名称を記載しましょう。「株式会社」を「(株)」と略さずに記載する必要があります。前株、後株の間違いにも注意が必要です。会社名や部署名のみ記載する場合は「御中」、担当者名まで記載する場合は「様」を忘れずにつけてください。封筒に記載する場合も「御中」と「様」を同時に使わないように注意してください。

外脇付けの記載方法

封筒の表側には一目で請求書と分かるように、外脇付けを記載するとよいでしょう。

外脇付けとは、「親展」「至急」「重要」などのように開封前に書類の重要度が分かるようにする文言のことです。外脇付けがあることで、受け取った相手にもすぐに開封して確認しないといけないものであることを伝えられます。

請求書を送る場合、外脇付けには「請求書在中」と記載しましょう。目立たせるために赤字で書いたり、市販のスタンプを使ったりすることもあります。スタンプは、文房具・事務用具店やインターネット通販で購入することが可能です。送る請求書の数が多いなら、あらかじめ「請求書在中」と印刷してある封筒を使うことも検討しましょう。

請求書を電子化して送る方法もある

ここまでは、請求書を郵送で取引先に送ることを想定して解説しました。しかし、昨今は請求書を電子化して送ることも多くなっています。ここでは、請求書を電子化して送る方法を解説します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、請求書をPDFなどの電子データにして取引先に送ることです。電子データにした請求書のことを電子請求書ということもあります。請求書を電子化すれば、データのまま送ることができるため、印刷や郵送の手間がかかりません。

一点注意したいのは、請求書を電子化して送る場合は事前に取引先の承諾を得ることです。取引先によっては電子化に対応していないこともあります。対応していない取引先の場合は、これまで通り印刷して郵送することになるでしょう。

また電子請求書の場合、押印は基本的に不要です。ただし、必要に応じて電子印鑑を使うこともあります。請求書の押印については、社内のルールに従いましょう。

請求書を電子化して送る場合の宛名

請求書をメールに添付して送る場合も、請求書の宛名には「御中」や「様」を付ける必要があります。メール本文の宛名は担当者名を記載することが一般的です。

紙で請求書を送る場合は送付状を付けますが、メールの場合はメール本文が送付状の代わりになるので特に必要ありません。またメールの件名は「〇月分ご請求書」などのように、請求書の送付であることが分かるようにしましょう。

加えて、特に注意すべきことがメールアドレスの扱いです。間違った送付先に届いてしまうと、情報漏えいのリスクがあります。メールで請求書を送る際は、宛先を間違えないように十分注意してください。

メールの不着防止のため、相手に受信の連絡をしてもらえるように一言添えるとよいでしょう。

請求書を電子化する際のポイント

請求書を電子化する際は、保管の方法にも気を付けましょう。電子請求書を保管する際は、電子帳簿保存法の要件に従って保管しなければなりません。請求書を電子化して送る場合は電子取引に当たるため、発行した側も受領した側も、電子帳簿保存法の要件に沿って対応する必要が出てきます。

そのため、システムを導入して請求書を発行・送付・保管する場合は、システムが電子帳簿保存法に対応しているかどうか確認してください。一つの指標として、JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶのがおすすめです。JIIMA認証とは、電子帳簿保存法における法的要件を満たしていることの証なので、適正に使用すれば担当者が深く把握できていなくても問題なく処理が進められます。

請求書の電子化により業務負担を軽減した事例

請求書の電子化により、業務負担の軽減に成功した事例は数多くあります。例えばアミタ株式会社が好例の一つです。同社は、産業廃棄物100%再資源化事業、企業向け移行戦略支援、環境認証審査、地域資源循環モデル構築、海外での再資源化支援などの事業を行う企業です。

アミタ株式会社では、毎月1,000件近い請求書を郵送していました。しかし、毎月このボリュームを対応するとなると、印刷・確認・封入・発送だけでかなりの手間がかかります。担当者のプレッシャーも大きく、負担の解消が急務となっていました。そこで、業務の負担軽減と属人化解消に向け、コクヨの電子帳票配信システム「@TOVAS」を導入しましたた。請求書をWeb上で送付することにより、作業時間を年間1,450時間以上削減することに成功しました。

まとめ

請求書の宛名は取引先の正式な会社名を記載し、会社名または部署名の後には「御中」を付けることが基本的な決まりです。宛名を担当者の個人名にする場合は、「様」を記載しましょう。

また郵送で送る場合は封筒に「請求書在中」と記載し、請求書の送付であることが分かるよう工夫することが大切です。さらに、請求書は電子化して送る方法もありますが、その場合は電子帳簿保存法の要件に沿った形で保管することが重要です。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、請求書や納品書などの帳票書類を電子化して送付できるクラウドサービスです。郵送やFAXによる送付にも対応可能で、取引先によって送付方法を選べます。また、@Tovasのオプション機能である「アーカイブ電子帳簿保存法オプション」は電子帳簿保存法の要件を満たしたJIIMA認証を取得しており、国税庁HPからも確認できます。請求書の電子化を検討している場合は、ぜひご利用ください。

@Tovasマーケティング担当(コクヨ株式会社)

お役立ち資料一覧

関連記事

まずはお気軽にご相談ください。

まずは説明を聞くだけという方も、具体的な導入プランの提案が欲しいという方も是非お問い合わせください。